Administra la gestión de viáticos de tu empresa

La globalización y las nuevas tecnologías han hecho que las empresas extiendan sus oportunidades de negocio hacia otros países, debido a la comunicación virtual. Sin embargo, la innovación tecnológica no ha sustituido la comunicación cara a cara, la cual permite transmitir confianza, credibilidad e interés.

Por tal motivo, los viajes de negocio se han vuelto parte importante de las estrategias empresariales. Ayudan crear nuevas alianzas, aprender de otras empresas y mercados, adquirir presencia internacional, y participar en ferias y congresos, contribuyendo al crecimiento profesional y personal de los empleados. 

No obstante, durante los viajes son muchos los gastos que se realizan en comidas, transporte y hospedaje; tan solo los bares y restaurantes representan el 36% de los gastos de los colaboradores, seguidos por los hoteles y la gasolina. Por lo que, para facilitar la administración de gastos de viaje, existen herramientas tecnológicas que ayudan a reducir tiempos y procesos. 

Tarjeta Empresarial Edenred para la gestión de viáticos

Según SAP Concur, los viajes de negocios representan el segundo mayor gasto que tienen las empresas, después de la nómina, y son causa del 30% de los fraudes por parte de los empleados. Para evitar omisiones de facturas y ahorrar en viáticos, una solución eficaz son las tarjetas empresariales de Edenred. 

Esta herramienta permite pagar, controlar y comprobar los gastos de viaje, a través del uso de una plataforma diseñada para su administración. Algunas de las actividades que los empleados pueden realizar para la gestión interna son:

• Comprobación de gastos.
• Administración de reglas de uso de las tarjetas.
• Aprobación o rechazo de reportes de gastos y solicitudes de saldo. 
• Visualización de reportes.
• Movimientos 24/7.

¿Cómo gestiona los viáticos esta solución de Edenred?

Empresarial Edenred está conformada por una tarjeta con sello Master Card, una plataforma en línea para la gestión de gastos y una app para que puedan usarla los usuarios de la tarjeta desde cualquier lugar. Para ahorrar tiempos y procesos internos de comprobación incluye: 

• Buzón inteligente: esta herramienta recopila las facturas y hace la validación automática ante el SAT. 
• Límite de uso: el sistema permite delimitar el uso de la tarjeta por horarios, días de la semana, establecimientos, uso nacional o internacional, tipo de servicio y más, para controlar el flujo de efectivo. 
• Reporte de gastos: después de la validación ante el SAT, el usuario puede realizar su reporte de gastos con los movimientos registrados de la tarjeta, con el que se puede hacer un análisis detallado de los viáticos para establecer futuros presupuestos.
• App Mi Ticket Expense: una vez que se genera el reporte, se envía al jefe de forma rápida para que lo apruebe o rechace. Además, por este medio recibirá solicitudes de saldo por parte de los empleados, pudiendo autorizar o no la transacción de forma inmediata. 

Estas soluciones también ayudan a disminuir el tiempo que los empleados dedican al papeleo para justificar sus viáticos y evitar discrepancias fiscales, lo que facilita la devolución del dinero sobrante y que la empresa pueda hacer las deducciones correspondientes. 

Asimismo, con la tarjeta Empresarial Edenred se pueden realizar transacciones en cualquier hora y en cualquier lugar con terminal bancaria, haciendo que los viajeros se sientan seguros en todo momento y se enfoquen únicamente a las actividades laborales. 

Sin duda, los viajes de negocio van de la mano con el crecimiento empresarial, por lo que una herramienta tecnológica que permita llevar la gestión de viáticos, reduciendo tiempo y procesos, hará que el resto de los esfuerzos de los empleados se dirijan hacia la construcción de nuevas relaciones empresariales.