En cualquier empresa, ya sean pequeñas, medianas o grandes, llevar un control de gastos es una tarea imprescindible para su buen funcionamiento. Los gastos empresariales van desde los financieros (impuestos, tasas, intereses), hasta los gastos de los empleados, y realizar su gestión de manera completamente manual, puede llegar a ser una tarea tediosa, ya que quita mucho tiempo y energía.
Debido a los avances en la tecnología y la digitalización empresarial, las empresas se encuentran en una búsqueda de constante mejora, para lograr adaptarse a los cambios, optimizando sus procesos reduciendo tiempos y ahorrando en recursos.
Dicho esto, quizás te preguntes, ¿cuándo es el momento de mejorar tu sistema de control de gastos empresariales? Existen herramientas digitales que funcionan como un complemento para la administración de gastos empresariales, que si bien no logran eliminar por completo el proceso manual, sirven como una ayuda en la optimización de procesos, reducción de tiempos y ahorro de recursos.
Algunas de estas herramientas cuentan con una plataforma integral completa, donde se pueden gestionar varias acciones, como la suma de facturas mensuales de todos los gastos en la empresa, un control sobre la cantidad de dinero que puede ocupar un empleado, deducción o comprobación de gastos, consulta de movimientos y saldos, entre otros beneficios pensados para optimizar los tiempos y la administración de gastos empresariales.
Pero, ¿hasta qué punto es recomendable eliminar los procesos manuales y automatizarlos por completo?
Es importante saber, que ni uno ni el otro se puede realizar por sí solo, ambos sirven como un complemento para la administración de gastos empresariales, que si bien, una herramienta tecnológica no logra eliminar por completo el proceso manual, ayuda en la optimización de ciertas tareas como el generar reportes automatizados, facilitar la facturación de los recibos, digitalizar los documentos fiscales, entre muchos otros beneficios que podrían dejar de hacerse de manera manual.
Al utilizar una herramienta tecnológica como complemento en la administración de gastos, se puede ahorrar una significativa cantidad de tiempo, además de que permite estimar el presupuesto designado con más precisión para los siguientes meses debido a la información sobre la tendencia de consumo en la compañía. Asimismo, es más fácil identificar posibles pérdidas de capital en compras innecesarias, dado que cada gasto queda registrado.
En ese sentido, utilizar una plataforma tecnológica que permita obtener todos esos beneficios ayudará al área administrativa de la empresa porque la información se integrará en un solo lugar, para poder disponer de esos datos cuando sea necesario.
Además, como un plus, las plataformas tecnológicas son capaces de integrar todas estas funciones y tenerlas disponibles en cualquier dispositivo móvil en forma de aplicación para la gestión de gastos empresariales. De esta manera será aún más sencillo reportar los movimientos hechos por cada empleado.
Empresarial Edenred es la solución indicada para optimizar el control de gastos empresariales, que te permite llevar el control de forma eficaz y reduciendo los procesos administrativos. Al contar con una plataforma de gestión de gastos y con una app Mi Ticket Expense, a través de la cual es posible realizar acciones y funciones en pro de la administración de la compañía.
Por ejemplo, si en un viaje de negocios, el empleado tuviera una emergencia en la cual tendría que gastar todo el dinero asignado para esa reunión, simplemente podría pedir más dinero por medio de la app Mi Ticket Expense. Ahí mismo, el jefe puede aceptar o rechazar la petición, debido a que siempre se va a necesitar la aprobación del responsable designado, ya sea el jefe del área contable o el dueño de la compañía.
Gracias a la digitalización de la administración de gastos empresariales con la plataforma de Edenred, es posible realizar la comprobación - validación de gastos y facturar los recibos de todos los empleados con una sola factura.
Es decir, a través de la app Mi Ticket Expense, se van sumando los gastos de cada perfil de la compañía para, a fin de mes, generar una factura.
Por último, esta herramienta también ayuda a los empleados a generar el reporte de gastos en viáticos pues, con solo un clic, se van aprobando los registros de compras por hospedaje, comida, transporte u otros movimientos.
Definitivamente, el contar con un complemento estratégico para el control de gastos empresariales como lo es la plataforma de administración de gastos ofrecida por Empresarial Edenred, y con su app Mi Ticket Expense, es una decisión ganadora para la optimización de los procesos y la gestión de recursos en la empresa.
Empresarial Edenred es la solución que tu empresa necesita para liberar de carga a los responsables de la administración financiera del negocio, mejorar las dinámicas de trabajo y optimizar los recursos para lograr el crecimiento del negocio. Juntos encontraremos la solución que mejor se adapte a tus necesidades. #OptimizoConEdenred