Los gastos de representación son una erogación importante para una empresa, y pueden salirse de control fácilmente, pero son necesarios para cortejar a los clientes o a los prospectos.
Estos gastos son todos aquellos en que incurre tu empresa a través de sus departamentos de ventas o mercadotecnia para promover o mejorar la imagen de la marca o captar clientes nuevos.
Lo esencial es que sirvan realmente para esos propósitos empresariales y no sean solo desembolsos destinados al entretenimiento de clientes actuales y potenciales sin un objetivo específico y medible.
Debido a esas finalidades vitales para los resultados de la organización, no se les puede simplemente eliminar, pero sí puedes adoptar estrategias para reducir gastos de representación. Estas son algunas de ellas:
1. Aprovecha la tecnología
Ahora existen aplicaciones tecnológicas que facilitan la optimización de estos gastos en las empresas.
Algunas de ellas te permiten digitalizar todos los documentos para que lleves un control automatizado de los desembolsos y no pierdas ningún comprobante.
Otras hacen posible la comunicación telefónica ¡sin siquiera hacer uso del teléfono! Aplicaciones como Skype, WhatsApp y Messenger hacen posible que hables o establezcas una video conferencia con personas en cualquier parte del mundo sin más conexión que la de internet.
2. Supervisa los gastos
La tecnología también te permite recopilar, supervisar y validar los comprobantes digitalizados de los desembolsos para que estés seguro de que se hicieron en eventos autorizados y en beneficio de la empresa.
3. Lleva una agenda de eventos
La justificación de los gastos hechos por tu personal de ventas o de mercadotecnia se facilita cuando enlazas tecnológicamente un calendario de eventos con los registros de las erogaciones y sus montos. Ni siquiera tienes que adquirir un software especial, utiliza las agendas que incluyen tu computadora, laptop o smartphone, y conéctalas entre sí para que siempre estén actualizadas.
Es importante que a cada evento adjuntes las listas de los asistentes y las acciones que deben llevarse a cabo para su realización, como reservaciones de restaurantes y/o transporte, contratación de servicios de banquetes, compra de regalos, etc.
4. Busca comodidad, pero no lujos
Si se trata de realizar un viaje, haz una investigación previa para encontrar el alojamiento adecuado. Este debe ser cómodo y estar bien ubicado, pero no es necesario que sea lujoso.
5. Reserva con anticipación
Es bien sabido que a mayor antelación, menor el costo de boletos de avión y de hospedaje. Para ahorrar aún más negocia con líneas aéreas y hoteles contratos de servicio por frecuencia de uso o por volumen para que consigas mejores precios.
6. Evita gastos imprevistos
Elabora un presupuesto para cada evento y apégate a él. Una buena planeación evitará que surjan gastos no contemplados, además de que la única manera de no excederse es llevar una buena administración de los gastos de representación con un tope preestablecido.
Optimizar gastos de representación es saber gastar mejor el dinero de tu empresa. Sigue los consejos que te compartimos y podrás ahorrar lo suficiente para mejorar la rentabilidad de tu negocio.
