Optimizar gastos de representación es una forma directa de reducir los costos de una empresa y mejorar su rentabilidad.
Los gastos de representación son aquellos en que incurre la empresa, para que a través de su departamento de mercadotecnia o ventas, establecer, mejorar o fortalecer las relaciones con los clientes o prospectos.
Si se gestionan de manera inteligente, resultan ser una buena herramienta de ventas, pero si no, solo terminan siendo desembolsos improductivos que se pueden salir fácilmente de control.
Para empezar a reducir gastos en una empresa, se debe empezar por entender cuáles sí son gastos de representación y cuáles no lo son.
Cuando “SÍ” son gastos de representación
El propósito de los gastos de representación es agasajar a los clientes o prospectos siempre esperando conseguir un resultado empresarial. Entre ellos están los siguientes:
- Viajes de descanso para los clientes
- Visitas organizadas a las sedes u oficinas de una compañía
- Pases y boletos de espectáculos
- La práctica de deportes de aventura
- Citas para sesiones que generen bienestar, como en spas o para masajes
- Regalos y presentes pequeños
- Comidas y/o cenas con clientes o prospectos
Cuando “NO” son gastos de representación
Todas las actividades antes mecionadas dejan de ser gastos de representación cuando la empresa no cumple ningún propósito empresarial, es decir, cuando los desembolsos se destinan a familiares, amigos o personas que no tengan relación alguna con la compañía.
Es importante diferenciar claramente entre unos y otros, pues los segundos no conllevan los mismos beneficios fiscales y terminan sumándose a los costos de operación de la empresa sin aportarle nada a cambio.
Una vez que identifiques tus gastos de representación, debes buscar optimizarlos, lo cual no significa gastar menos, sino gastar mejor. Aquí te dejamos una lista de consejos:
- Utiliza las nuevas tecnologías. La digitalización te permite automatizar la recopilación de tus documentos comprobatorios de gastos. Igualmente, puedes reducir tus facturas telefónicas haciendo uso de aplicaciones de comunicación vía internet como Skype, que son más baratas y, en ocasiones, gratuitas.
- Agiliza el procesamiento. Una visión más tecnológica te permitirá procesar mejor los justificantes, y si utilizas tarjetas de servicio como Ticket Empresarial de Edenred, incluso se te facilitará la deducibilidad fiscal de los mismos.
- Lleva una agenda. Simplifica y ordena todo el trabajo capturando en una agenda todo lo referente a las actividades de la empresa, desde viajes, hasta comidas y regalos, para evitar caer en gastos extras innecesarios. Ya ni siquiera tienes que comprar una, pues te servirá cualquier agenda electrónica incluida en tus dispositivos.
- Establece reglas claras. Es indispensable que elabores una política de gastos empresariales en viajes en la que se estipulen cuáles desembolsos se consideran justificados, cuáles no, y cuáles son los requisitos para que puedan ser deducibles. Esto te ahorrará malentendidos y le permitirá a la persona que viaje elegir entre las opciones que le da la empresa.
- Compra con anticipación y establece acuerdos con empresas de servicios. Hacer con tiempo las reservaciones de boletos de avión y hotel abarata la actividad que se realizará. Si quieres ahorrar más, entabla una relación cercana con compañías hoteleras, aerolíneas y demás para conseguir disponibilidad todo el año y a los mejores precios.
- Minimiza los gastos extras. Piensa siempre en minimizar los gastos imprevistos que puedan presentarse. La experiencia te hará prepararte mucho mejor y sufrir menos con las situaciones que se salgan de tu control. En este sentido, hay varios trucos que puedes poner en práctica, como los seguros de cancelación, reservar con reembolsos, asegurarte que un asistente viaje contigo y demás.
La planeación anual y la elaboración de presupuestos para gastos de representación te ayudarán a mantener bajo control estos costos que son indispensables para tu negocio, pero también repercuten en la rentabilidad.
Recuerda que para que sean deducibles de impuestos deben cumplir con ciertos límites y ser totalmente comprobables fiscalmente y, sobre todo, aportar un beneficio claro a tu empresa.
