Limitarse a realizar los procesos administrativos desde la oficina es tedioso y retrasa más los tiempos de respuesta, especialmente en aquellos que están relacionados con la gestión de los gastos empresariales. Actualmente, existen soluciones tecnológicas, basadas en la nube, que permiten autorizar viáticos y presupuestos, realizar facturas y facilitar la comprobación de gastos, sin necesidad de hacerlo de forma presencial.
Estas innovaciones impulsan el trabajo colaborativo, mantienen actualizadas las bases de datos, entregan mayor control de los documentos, y permiten el trabajo desde casa por Internet. A continuación, compartimos algunos de los servicios disponibles para hacer más rápido, sencillo y confiable la administración de empresas.
5 servicios para el control de gastos empresariales
1. Tarjeta pre pago con respaldo internacional
La empresa puede ofrecerle a su empleado una tarjeta prepago para usarla en una red de más de 1 millón de comercios afiliados a nivel mundial, misma que puede controlar desde un portal. A través de este servicio es posible limitar el uso a ciertos establecimientos, cajeros, tipos de servicios, horarios, compras nacionales o internacionales y más, así como bloquearla y desbloquearla, sin llamar a ningún proveedor.
2. App para móvil
Estas soluciones facilitan el trabajo desde dispositivos, por lo que existen apps para descargar en el celular o tableta. Gerentes y empleados pueden acceder al trabajo desde casa por Internet, sin sufrir las incomodidades de tener que llevar su laptop a la empresa para la instalación de software. La mayoría de los portales y aplicaciones son compatibles con los navegadores y smartphones actuales.
3. Visualización de operaciones las 24 horas
Todas los movimientos, comprobaciones, reportes y solicitudes por parte de empleados podrán ser monitoreadas las 24 horas del día. Esto facilita las actividades en home office, ya que se tendrá acceso a la información de forma inmediata y actualizada para tomar decisiones al momento. Incluso servirá para hacer ajustes en el presupuesto para viajes, ya que se tiene mayor visibilidad de los gastos más fuerte y de los que se pueden prescindir.
4. Buzón inteligente
Cada vez que un empleado efectúa una compra, el servicio de buzón inteligente integra y valida las facturas ante el SAT y emite un reporte de gastos al gerente, el cual se puede aprobar o rechazar. De igual forma, se encarga de que el dinero restante retorne a la compañía. Sin duda, es una solución eficaz sobre cómo administrar una empresa, ya que no solo facilitará los procesos de comprobación, sino también ayudará a tener todos documentos necesarios para hacer la deducción de impuestos fiscales.
5. Solicitud de saldos y revisión de movimientos
A través de software que se encuentre en la nube, los empleados tienen la posibilidad de solicitar dinero a la empresa cuando sus viáticos se han agotado sin realizar llamadas telefónicas o acudir a la oficina. Los gerentes y empleados se mantendrán comunicados por medio de esta herramienta, durante sus días de home office, haciendo aprobaciones en poco tiempo. Además, los colaboradores podrán corroborar sus movimientos, para llevar un mayor control de los gastos y saldos nuevos.
Tener todos estos beneficios en una sola aplicación no es un sueño. Empresarial Edenred ofrece estas ventajas para que los profesionales puedan llevar la administración de empresas de manera eficaz y cómoda, realizando su trabajo desde casa por Internet. Evita que se hagan depósitos a las tarjetas de nómina de los empleados, que se realicen compras no autorizadas, y se pierdan comprobantes, siendo un aliado para el ahorro de tiempo y dinero.
