En todas las empresas debe establecerse un equilibrio entre los gastos diarios, presupuesto e inversiones con el objetivo de asegurar la rentabilidad a futuro. Por ello, llevar un control de gastos empresariales, es vital para el desarrollo del plan financiero de un proyecto.
Parte de esos pagos pueden ser tan básicos como la papelería, equipos de cómputo e insumos, sin embargo, también se desembolsa una cantidad importante del presupuesto en programas-licencias especializadas, viáticos o publicidad que incentivan el robo hormiga.
Por otro lado, con los acontecimientos del año pasado, las empresas han aprendido que hay que prever para tener capital de emergencia. En este sentido, dejar a un lado el avance tecnológico en la gestión de gastos con la permanencia del modelo Ecommerce, o comercio digital, es un gran error.
La tecnología ha revolucionado el día a día de las personas y el comercio no queda exento del cambio. Tan solo el año pasado se incrementó un 40% las ventas online debido al Covid-19.
Con el mayor uso de las tiendas online, ha llegado el momento de dejar atrás al efectivo, como herramienta del pasado. Ya que si se está viendo como los ciudadanos están formando parte del ecosistema digital, las empresas no deberán quedarse atrás y adaptarse con sistemas digitales y apps de control de gastos.
Riesgos por no automatizar los pagos de servicios
Las organizaciones tienen muchos gastos, obligaciones fiscales que deben cumplirse para evitar incurrir en actos delictivos, que conllevan retos en la administración financiera como el robo hormiga. Debido a esto, se ha vuelto necesario llevar un procedimiento con la intención de controlar las operaciones.
Esto llega a ser más complicado cuando se cuenta con efectivo sin estados de cuenta que faciliten la visualización de los gastos e ingresos. Aun con el apoyo de un equipo de contadores públicos, sería una solución para una Pyme (pequeñas y mediana empresa) de recién creación.
Aparte de costoso, es un proceso lento, ya que la consulta de datos para registrar en el sistema tributario necesita de la consulta de enormes libros de contabilidad. En el peor escenario sería escribir las cifras incorrectas, creando un contratiempo mayor.
Otro problema es el robo hormiga que causa una reducción del 30% de los ingresos de los negocios en promedio. Esto ocurre cuando empleados, proveedores y clientes toma mercancía o un monto pequeño de dinero que se le reduce al negocio. Las empresas más vulnerables son aquellas que usan efectivo y materia prima.
Aun así, muchas compañías aún no realizan un proceso de automatización, dependiendo totalmente de procesos manuales en la generación de facturas y control de documentos fiscales.
Esta se ha tornado una gran debilidad ante la competencia y un mercado que usa sistemas digitales y se adapta al Ecommerce. Seguir con prácticas tradicionales solamente reforzará los errores, la ineficacia y la falta de visibilidad de los procesos.
Aplicaciones para la gestión de tus finanzas empresariales
Las aplicaciones para la auditoría financiera pueden ahorrarte tiempo valioso tiempo. Sin necesidad de un equipo de contadores públicos, lograrás crecer sin perder el control y la visibilidad de tu dinero.
Además, si está ligada a una plataforma en línea, los administradores podrán pagar, controlar y comprobar gastos empresariales en segundos. Con las herramientas adecuadas, podrán realizar reportes y disminuir riesgos del manejo de dinero.
Los beneficios de las apps de control de gastos son numerosos, podrás gestionar y controlar tu capital y asignar gastos en tus tarjetas acorde a tus necesidades. Además podrás realizar pagos de manera segura, evitando el robo hormiga de efectivo, entre otras ventajas.
Beneficios de optimizar las finanzas en la compañía
Como comentamos, lograr un control del estado de ganancias y pérdidas, sin tener que verificar los libros contables, es posible al optimizar los recursos con software y tecnologías financieras.
Con estas medidas, se puede llevar un control de gastos empresariales eficiente donde todo tipo de organizaciones se puede adaptar sin dificultad.
La solución ideal al control de gastos es Empresarial Edenred, una gran herramienta que facilita la comprobación de gastos en tu auditoría financiera.
Te ofrece una gestión del dinero por medio de software seguro con la facilidad de pagar mediante el uso de tarjetas del sello MasterCard que incluye un chip anti-clonación y un CVV dinámico para las compras por Internet.
Los empleados simplemente usarán el plástico en todas sus transferencias de trabajo, posteriormente con la aplicación Mi Ticket Expense realizarán sus reportes de gastos en cuestión de minutos.
Además, en la plataforma se le solicitará saldo al personal encargado el cual decidirá si aprueba o no el depósito. De tal modo, la empresa tiene el control sobre en qué, cuándo, dónde y a qué hora se puede hacer uso de la tarjeta.
Con Empresarial Edenred quedaron atrás las complicaciones de la administración financiera para auditar tu empresa. Definitivamente, es un servicio práctico y necesario para aumentar la productividad, mejorar los procesos y producir un ahorro en tiempo-recursos en las compañías.
