Cuando se trata de la comprobación de gastos de viáticos, hay dos problemas que todos quieren evitar: la engorrosa presentación de las facturas y los costos extras que se presentan cuando un gasto de representación no se puede deducir.
La solución es el innovador sistema de comprobación automatizada Invoice Collection de Ticket Empresarial®.Como el proceso de ordenar las facturas de consumos deducibles requiere rellenar formatos con diversos datos, para los empleados es una labor que les quita tiempo que podrían dedicar a las tareas realmente importantes para su organización.
Con su tarjeta de servicio Ticket Empresarial®, Edenred agiliza el proceso al asignar una cuenta de correo electrónico a cada tarjeta emitida y presentar formularios prellenados para la comprobación y deductibilidad de gastos.
Fácil y rápido
Cuando el empleado paga sus gastos de viaje con dicho instrumento, entrega al proveedor del producto o servicio los datos fiscales de la empresa y la dirección de correo asignada, a la cual llegarán las facturas emitidas.
El sistema Invoice Collection recibe la factura, la enlaza al gasto realizado por el empleado y procede a validarla automáticamente ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), siempre y cuando se trate de un archivo XML.
En caso de que no se dé la validación, el usuario y el jefe inmediato reciben una notificación en pantalla. Esto permite que solo se suban los archivos correctos y puedan solicitar una factura nuevamente para que puedan deducir correctamente ese gasto.
Una vez validadas, las facturas se cargan en el perfil del usuario de Ticket Empresarial®, bajo la pestaña de "Reporte de Gastos".
Al concluir su viaje, el empleado entra al portal de Ticket Empresarial®, busca sus comprobantes ya cargados, agrega cualquier otro gasto que haya hecho con otro medio de pago y solicita digitalmente la aprobación de los consumos.
Más seguridad
Aunado a las obvias facilidades que otorga este nuevo sistema automatizado, Ticket Empresarial® está introduciendo las tarjetas con chip como un medio más para dar seguridad al empleado y a la empresa.
La migración se está realizando sin costo para la empresa contratante, la cual es contactada por un ejecutivo de Edenred para confirmar los datos de los usuarios de cada tarjeta.
El objetivo final detrás de estas innovaciones en la administración de gastos de representación de las empresas es elevar la productividad de los empleados.
Al no tener que dedicar tiempo valioso a llenar formularios y presentar facturas, pueden enfocarse en ejercer las funciones que resultan más lucrativas para la empresa.
La innovación es buena cuando es útil. Por eso, Invoice Collection es la mejor manera de optimizar los proceso de trámites de viáticos en tu organización.
Con Ticket Empresarial® controla y conoce de forma puntual: cómo, cuándo y dónde utilizan tu dinero.
