Controlar gastos de viajes empresariales debe ser una prioridad de tu empresa si deseas que sus finanzas sean sanas y tu empresa rentable.
Cuando una organización no tiene una buena administración de viáticos, en la que cada desembolso esté justificado y se pueda buscar la deducción fiscal de la mayor parte, los gastos generales de la empresa se dispararán y se verá afectada su rentabilidad.
Un ahorro en viáticos no quiere decir hacer sufrir a tus empleados que estén de viaje de negocios al no brindarles los recursos y comodidades que necesitan para desempeñar bien sus labores.
Si sigues estos consejos para viajes de negocios, lograrás ahorros constantes y no solo descuentos esporádicos:
1. Establece reglas claras para los viajes corporativos
Lo principal es que tengas un reglamento sobre lo que cubren los viáticos, cómo se deben presentar los comprobantes fiscales y la manera en que tu empleado debe presentar su reporte de gastos.
Ya teniendo reglas claras, el segundo paso es que lo des a conocer a los empleados que viajen.
2. Aprovecha la tecnología
Una herramienta muy útil para asignar presupuestos, gestionar viáticos y agilizar la presentación de reportes y comprobantes es usando tarjetas de gastos corporativos como Ticket Empresarial® de Edenred.
Esta tarjeta permite a tus empleados autorizados pagar fácilmente sus gastos relacionados con la empresa y presentar sus reportes y comprobantes y, a la vez, permite a tu empresa controlar los viáticos, agilizar la comprobación fiscal de los mismos y tramitar su deducibilidad.
3. Compra boletos de avión con anticipación y obtén la mejor tarifa
La mayoría de los viajes de negocios se planean con mucha anticipación, entonces ¿por qué dejar para el último momento la compra de los pasajes aéreos?
Es bien sabido que las aerolíneas ofrecen las mejores tarifas cuando se compra con anticipación y que los precios se elevan en los días previos a los vuelos.
Si además llevas un registro de los viajes previos de los empleados, seguramente encontrarás un patrón de los mejores días y horarios para viajar.
Compra con anticipación y no solo paga los mejores precios, también podrás planear mejor el presupuesto del viaje.
4. Forja convenios con aerolíneas y hoteles
Tanto las cadenas hoteleras como las aerolíneas cuentan con programas especiales para empresas en los que ofrecen sus mejores tarifas a los huéspedes y viajeros frecuentes.
No solo conseguirás precios menores a los de lista, también tendrás asegurada la disponibilidad de habitaciones y vuelos.
5. Estrecha el vínculo entre tu encargado de viajes y el departamento de finanzas
La relación entre esas dos áreas debe ser muy cercana y su comunicación muy fluida.
Recuerda que para que el área financiera autorice un viaje, debe estar plenamente justificado, detallando su importancia y los beneficios que aportará a la organización.
6. Haz un acuerdo con una agencia de viajes eficaz
Si te asocias con una agencia de viajes competente, la asesoría que recibas de su parte te ayudará a obtener las mejores tarifas y a aprovechar las oportunidades.
Una buena agencia es la que se encarga de gran parte de lo que representa organizar un viaje, brinda asistencia, gestiona el papeleo y soluciona problemas con rapidez.
7. Usa millas y puntos de viajero frecuente
Tanto hoteles y aerolíneas cuentan con programas de lealtad que otorgan puntos y millas canjeables por sus servicios.
Darle seguimiento a estos estados de cuenta y utilizarlos para viajes posteriores de tus empleados puede representar importantes ahorros.
8. Mide resultados
Medir el retorno de inversión (ROI) de los viajes de negocios es importante para la rentabilidad de la empresa, así que establece parámetros de medición y elabora reportes después de cada viaje.
Esto te permitirá detectar ventanas de oportunidad para hacer un mejor uso de los recursos y conseguir más ahorros donde sea posible.
Sigue estos consejos para que obtengas los mejores ahorros sin sacrificar los beneficios que los viajes de tus ejecutivos o empleados pueden aportar a tu organización.
