Una óptima gestión de viajes de negocios se enfoca en optimizar tiempos y en buscar ahorros para la empresa, pero también en la seguridad y comodidad de los viajeros.
La finalidad de los viajes empresariales es entablar negociaciones con clientes o proveedores en una búsqueda de cerrar contratos para volver más rentable a la organización.
De ahí la importancia de que el administrador de viajes dedique tiempo a la organización del transporte, el hospedaje y a la preparación de las citas de negocios a las que asistirán los empleados que viajen.
Sin embargo, igual de importante que los resultados de cada una de estas visitas, es que los viajes no se eleven en costos y cumplan con ciertos estándares para que los viajeros no se estresen y se sientan seguros.
¿Cómo reducir costos?
Te recomendamos seguir estos consejos en cuanto a la organización y administración de los recursos para lograrlo:
- Elabora una política de viajes de negocios que defina los propósitos de cada viaje, sus gastos límite en transporte y hospedaje y la documentación comprobatoria necesaria para hacerlos deducibles.
- Da a conocer a todo el personal dicha política, pues de nada sirve tenerla guardada en un archivo de la computadora o en un cajón
- Negocia tarifas preferenciales con líneas aéreas y hoteles.
- Haz las reservaciones con anticipación para obtener mejores precios.
- Organiza los viajes en torno de varias citas o propósitos empresariales.
- Utiliza agencias de viajes especializadas en viajes de negocios, las cuales ahorran en costos y ofrecen consejos útiles a los viajeros sobre los destinos, sus requisitos de visa, los riesgos de salud, la seguridad y los códigos de vestimenta y costumbres del destino.
- Contrata planes de telefonía celular y datos que contemplen los mejores costos en los lugares del destino.
- Otorga a los empleados que viajen una tarjeta de gastos corporativos, como Empresarial Edenred®, con la cual pueden hacer los pagos correspondientes de alimentación, transporte y hospedaje. Además de que velas por su seguridad (al no entregarles mucho dinero en efectivo), con la tarjeta, el trámite de justificación de gastos y deducibilidad se facilita enormemente.
Preparación y eficiencia
En cuanto a los preparativos previos al viaje, el empleado o equipo que vaya a viajar debe establecer con anterioridad el objetivo que se quiere alcanzar y preparar los materiales, información y presentaciones que le serán de utilidad.
Ejemplos de los detalles que no se deben descuidar son:
- Llevar tarjetas de presentación
- Elaborar una presentación sobre qué es la empresa: qué produce, cómo opera, cuál es su participación de mercado, etc.
- Preparar un muestrario de productos o portafolio de servicios que se pueda mostrar.
- Verificar que el sitio web funciona correctamente y que los visitantes pueden navegar en él sin problemas.
Optimización del tiempo
Para evitar contratiempos como pérdida de vuelos o retrasos al llegar a las citas, es importante que se aconseje a los viajeros lo siguiente:
- Asegurarse de contar con la visa y/o las vacunas requeridas en el lugar de destino.
- Llegar con tiempo a los aeropuertos para pasar con calma por las revisiones de seguridad.
- Confirmar las citas con suficiente tiempo entre una y otra, calculando que se pueda alargar la duración de alguna de ellas o que los tiempos de desplazamiento entre lugares sean mayor.
- Si se renta un vehículo, asegurarse de que cuenta con GPS para evitar perderse.
No escatimes en los gastos de viaje de tus ejecutivos y mejor busca las tarifas más convenientes para el transporte y el hospedaje que le brinden mayor comodidad.
Esto no es solo por tenerlos contentos, sino que, al estar descansados se podrán concentrar mejor en el objetivo de su viaje y serán más productivos, dando mejores resultados a tu empresa.
Recuerda que el control de gastos de viajes de negocios requiere de una cuidadosa planeación y negociaciones oportunas con los proveedores de servicios para maximizar los ahorros para la organización.
