Para impulsar la rentabilidad de las PyMEs, se deben maximizar recursos, por lo cual es esencial que se implementen medidas para el control de gastos empresariales.
Recuerda que reducir gastos no debe ser una acción que se emprenda solo en épocas difíciles, debe ser una actividad continua.
En este artículo te compartimos algunas claves y consejos para reducir gastos dentro de tu organización y tener un mayor control de ellos.
Enfoca el ahorro en áreas no productivas
Lo ideal es analizar los costos de operación de las áreas no productivas para entender qué beneficio aportan esos gastos a la empresa e implementar métodos de control que los minimicen lo más posible.
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La idea es hacer a tu PyME más eficiente en sus costos sin afectar producción, calidad e ingresos.
Considera entre los gastos susceptibles de mayor control:
- Viáticos
- Tarjetas de presentación
- Artículos de oficina
- Productos de limpieza
- Insumos de cafetería
- Gastos de representación como comidas y regalos corporativos
Si entiendes por qué son necesarios estos gastos, sabrás ponerles un límite y establecer una política de justificación y reporte de gastos que te permita monitorear el ahorro.
¿Cómo y dónde recortar gastos?
Para reducir tus gastos empresariales, sigue estos consejos:
- Elabora un presupuesto en el que incluyas tanto tus ingresos como los costos fijos y variables en las áreas de producción y administrativa, para que puedas realizar una óptima planeación financiera.
- No compres por costumbre a tus proveedores. Da seguimiento al mercado para que identifiques los precios más competitivos en calidad y precio y usa esta información para renegociar contratos más favorables con tus proveedores habituales.
- Evita las compras de insumos en exceso. Si conoces qué necesita tu empresa para operar sin contratiempos y estableces una línea de suministro ágil con tus proveedores, evitarás tener inventarios excesivos e improductivos.
- Implementa un sistema de control de la caja chica. Contar con ella es necesario para los gastos operativos menores, pero asegúrate de llevar un buen registro de entradas y salidas para evitar las compras “hormiga”.
- Mantén sistemas de control financiero en toda la organización para evitar fraudes en las adquisiciones y malversación de los activos.
- Aprovecha el internet y las redes sociales como herramientas de promoción y para brindar una mejor atención al cliente.
- Deduce fiscalmente todo lo que sea posible. Por ello es importante la comprobación de gastos con la documentación adecuada, ya que te facilitará hacer este trámite y te representará ahorro en gastos de representación, combustibles y prestaciones sociales.
En el aspecto práctico, estos tips también te ayudarán a reducir tus gastos:
- Ahorra papel evitando imprimir documentos en exceso y, cuando sea necesario, utiliza papel reciclado.
- Lleva un buen control de los servicios de mantenimiento de tu maquinaria y vehículos, pues esto te ahorrará costosas averías que pudieran afectar tu producción o distribución.
- Usa tarjetas de servicio y monederos electrónicos para optimizar el control de viáticos, de caja chica y de consumo de gasolina.
- Establece una buena planificación financiera que incluya estrategias de inversión para hacer crecer el dinero cuando no lo estés usando y una agenda de pagos de créditos para que no pagues recargos o intereses moratorios.
El control de gastos es importante, pero las reducciones deben aplicarse en los procesos y las áreas que no afecten la calidad de tu producto o servicio y la atención al cliente; evitando deshacerte de los empleados que son lo más valioso de tu empresa.
Por último recuerda que los empleados son imprescindibles
Pero, en caso de necesitar emprender una reducción de costos, es mejor hacerlo en los de operación que en los de producción y evitar, a toda costa, despedir personal ya que esto puede afectar la calidad de tu producto o servicio y la atención al cliente.
Además, considera que cuando se despiden empleados se está dejando ir a la parte más importante de un negocio, pues no solo se contrató al mejor talento en su momento, sino también se invirtió en su capacitación, por lo que la pérdida sería mayor que los ahorros.
