Garantizar la productividad de los viajeros de negocios y llevar un control de sus gastos tienen impacto en la rentabilidad de la empresa.
El éxito de los viajes de negocios depende en gran medida de que los ejecutivos estén descansados y tengan a la mano todo lo que necesitan para desempeñar su labor.
Comodidad en servicios
La comodidad no radica en una habitación o un restaurante lujoso, sino en que la disponibilidad de servicios les brinde el descanso necesario y les evite contratiempos y complicaciones innecesarias.
Importa tanto que el hotel cuente con un centro de negocios con acceso a internet, teléfonos, salas de junta e impresoras como que esté bien situado en la ciudad de destino para ahorrar tiempo en los desplazamientos hacia las sedes de reuniones de trabajo.
Ahorrar y maximizar recursos
Por otro lado, se debe gestionar inteligentemente el presupuesto de los viajes, así como justificarlos plenamente. El objetivo de todo administrador de viajes es maximizar el beneficio de los servicios contratados y buscar que lo gastado en los mismos sea recuperado con el éxito del viaje.
Comprobar viáticos y deducir los gastos que apliquen también ayuda a lograr una mejor eficiencia en los gastos de viaje, y para ello es de gran utilidad el uso de tarjetas empresariales.
Tips y soluciones
Si deseas que las visitas de tu fuerza de ventas a clientes foráneos sean un éxito en todos los sentidos, sigue estos consejos para viajes de negocios:
- Planear el viaje con tiempo, tanto en relación con los objetivos del mismo como en la logística y las reservaciones necesarias. Saber cuáles son las metas a alcanzar ayudará a crear la agenda de actividades; reservar con tiempo vuelos y hospedaje asegurará disponibilidad de horarios y de habitaciones, así como ahorros en costos.
- Negociar tarifas empresariales con compañías aéreas y hoteleras representará menores costos pero también accesibilidad a servicios y comodidades no contempladas para los huéspedes comunes. Además, será de utilidad acceder a los programas de lealtad que ofrecen beneficios extra que a la larga pueden representar un ahorro al elevar la categoría de los viajes.
- Hacer una investigación previa en internet ayudará tanto a conocer más de los clientes a los que se va a visitar como a darse una idea de la ubicación de los mismos en relación con el hotel elegido. Recuerda que conocer las distancias y las situaciones de tráfico ayudarán a que se llegue puntualmente a las citas, pero también conocer las costumbres del destino facilitarán las interacciones con los interlocutores locales.
- Al reservar vuelos y agendar citas, es importante considerar los horarios y el tiempo que el viajero de negocios necesita para recuperarse de un viaje prolongado. El cansancio puede representar una desventaja y afectar la productividad.
- Hacer uso de la tecnología tanto para gestionar los detalles logísticos del viaje como para maximizar la productividad. Las aplicaciones móviles de las líneas aéreas ayudan a mantenerse al tanto de cambios de itinerario, mientras que otras como Evernote y Google Docs ayudan al buen desempeño del trabajo.
- Aprovechar las tarjetas de servicio como Ticket Empresarial® de Edenred, para asignar presupuestos de viáticos, comprobar gastos y agilizar la tramitación de deducibles.
Alcanzar un balance entre ahorros y comodidades en los viajes empresariales es posible siempre y cuando se realice la correcta planeación.
Recuerda que un viaje cómodo no significa "lujos", sino poner a disposición de los viajeros ejecutivos los servicios que son necesarios para que cierren las ventas esperadas y cumplan con su objetivo.
