Los gastos empresariales representan un importante desembolso para cualquier empresa y pueden salirse fácilmente de control, por ello, es importante que informes a tus empleados sobre cuáles son los viáticos deducibles y cuáles requisitos son necesarios para tener un mejor control de viáticos.
Los gastos de viaje deducibles en México son:
- Alimentación.
- Hospedaje.
- Transporte: boletos de avión, autobús y gastos del automóvil.
- Renta de autos: cuando se usan como parte del viaje.
La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) lo estipula claramente, pero en cada uno hay límites de cantidades dependiendo de si se trata de viajes nacionales o internacionales, y en todos los casos deben existir comprobantes.
Límites de gasto para deducir en viajes por persona
| Concepto | Nacional | Extranjero |
|---|---|---|
| Alimentación | Hasta $750 pesos diarios | Hasta $1,500 pesos diarios |
| Hospedaje | Sin límite de gasto | Hasta $3,850 pesos diarios |
| Renta de autos | Hasta $850 pesos diarios | Hasta $850 pesos diarios |
| Vehículo propio | Hasta $9.3 centavos por km. recorrido* | – |
| Transporte | Sin límite | Sin límite |
*Por concepto de mecánico y gasolina
Requisitos de deducibilidad
Para que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) reconozca la deducibilidad de los gastos, estos deben realizarse:
- Con un propósito meramente empresarial y por personas que laboren directamente para tu empresa o tengan un contrato contigo.
- A una distancia mínima de 50 kilómetros del domicilio fiscal de tu negocio.
- Recabando comprobantes que cumplan con los requisitos fiscales del SAT, si se hacen dentro del país, o documentación comprobatoria clara y completa si se llevan a cabo en el extranjero. Esto ayuda también a gestionar el control de viáticos de una mejor forma.
Para facilitar la comprobación de los gastos ante el SAT lo más práctico es otorgar a los empleados tarjetas corporativas como Empresarial Edenred.
Que además de permitir gestionar mejor el presupuesto de los viajes, el sistema de Empresarial Edenred enlaza cada tarjeta con un correo electrónico al que se envía las facturas de los gastos de representación.
Este buzón inteligente valida de manera automática con el SAT que la factura sea auténtica y contenga todos los datos fiscales requeridos para deducirlos.
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Asimismo, Empresarial Edenred cuenta con una plataforma de gestión que permite:
- Autorizar saldos y bloquear tarjetas en cualquier momento, desde un dispositivo conectado a internet.
- Verificar automáticamente que las facturas sean correctas, gracias al buzón inteligente
- Aprobar o rechazar reportes de gastos.
- Analizar los gastos por departamento o concepto.
Deducciones indebidas y sus consecuencias
Deducciones indebidas:
- Usar comprobantes falsos.
- No emitir las debidas facturas.
- Solicitar deducciones en rigor no aplicables.
Consecuencias:
- Multas económicas.
- Clausura de la empresa en caso de reincidencia.
- Cancelación de los certificados para emitir facturas digitales.
- Congelamiento de cuentas bancarias.
Un óptimo control de viáticos y una buena práctica al momento de deducirlos asegurarán grandes ahorros para tu empresa, además de que te evitarás dolores de cabeza.
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Empresarial Edenred cuenta con el respaldo del sello MasterCard®, por lo que los usuarios de la empresa tienen la seguridad que serán aceptadas en cualquier establecimiento nacional o internacional que cuente con una terminal bancaria, y que podrán hacer retiros de efectivo en cajeros automáticos si lo requieren.
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