Si la instalación de un fondo de caja chica no es un procedimiento difícil, ¿por qué es para muchas empresas tan difícil asegurar que se utilice correctamente?
Aunque hablamos de cantidades relativamente pequeñas, el control interno de la caja chica es parte importante de un plan de financiación de las operaciones cotidianas.
Además, implica conocer bien los requisitos para deducir gastos.
Esos fondos se pueden utilizar cuando se necesita de manera inmediata un producto o servicio y no se puede comprar a través de los métodos tradicionales, como el uso de la tarjeta corporativa o de una orden de compra.
Sin embargo, en muchos casos, los fondos también pueden abrir una puerta para el abuso.
Es importante regular el uso de esos recursos para asegurar que no se utilicen de forma inapropiada.
Directrices específicas sobre cuándo y cómo se puede utilizar la caja chica
El primer paso para asegurarte que tu caja chica se utiliza de la manera correcta es conocer las limitaciones fiscales (en México solo se permiten pagos de hasta $2,000 pesos) y establecer políticas claras.
Además, debes:
1. Determinar cuáles compras se pueden hacer con órdenes de compra y cuáles con tarjeta de compra
2. Hacer una lista con los tipos de compras excepcionales permitidas y no permitidas
No se puede utilizar para:
1. Pagar salarios
2. Pagar servicios de contratistas independientes
3. Comprar cualquier item de uso regular en el inventario
4. Gastos de entretenimiento, catering ni licor
5. Gastos de viaje, salvo por necesidades en efectivo, tales como estacionamiento o taxis entre distancias muy cortas
6. Uso personal de socios, directivos o empleados
Asegúrate de documentar el uso
La forma más común y fácil de tener control de la caja chica es hacer el seguimiento de todos los ingresos, recibos o facturas.
Cada recibo debe tener la fecha de compra, el nombre de la empresa o proveedor, una lista de los artículos o servicios adquiridos, el precio de cada artículo, y el costo total.
Asegúrate también que la persona que hizo la compra, firme el recibo. Guarda todos los recibos, de manera que puedas comprobar cualquier gasto cuando se requiera.
Es imposible mantener registros precisos a menos que tengas un sistema de gestión documental que sea fácil de usar.
Elabora una lista de requisitos y reportes
Debes tener un método claro y preciso para la presentación de informes de caja chica.
Lo ideal es designar una persona encargada de su uso y control.
Establece una fecha para la que los informes de caja chica tengan una periodicidad de vencimiento.
Revisar los reglamentos regularmente
Saber cómo controlar los gastos de una empresa no es tan complicado.
Pero si nadie sabe cuáles son las regulaciones, la capacidad de abusar del fondo de caja chica será más fácil.
Mantén a todos al día y no permitas ninguna desviación de las reglas. Esto es clave para aprender como controlar los gastos de una empresa.
