Muchos dueños de PyMEs a menudo subestiman la administración de la caja chica y esta puede salirse de control, ya que no es lo mismo a tener dinero extra en tu bolsillo.
Ese dinero es para gastos del negocio y su mala ejecución puede impactar en el flujo de efectivo, en los incentivos para empleados y en el balance final de la empresa.
Administrar el fondo de caja chica
El control interno de la caja chica de tu negocio requiere documentación y mucha organización.
Su operación inicia en el momento en que un empleado solicita fondos, pasando por la compra y termina solo cuando el procedimiento quede registrado en la contabilidad. Asimismo, en este proceso hay 5 pasos básicos intermedios:
- La documentación de la solicitud
- Recibo de entrega y recepción de los fondos
- Recopilación de recibos
- Registro de la transacción
- Reposición de los fondos utilizados a la caja chica
5 sencillos consejos para mantener el monstruo de caja chica bajo control:
Al establecer los procedimientos para controlar los gastos de caja chica, lo siguiente es implementar una serie de acciones para evitar gastos innecesarios y optimizar la administración de la empresa.
1. Utiliza la tecnología
Establecer procesos manuales es muy tedioso y en ocasiones puede representar un gasto excesivo de tiempo.
Toma ventaja de soluciones que te ayuden a simplificar métodos. Por ejemplo, si la gestión del dinero de caja chica se concentra en una tarjeta de gastos empresariales, será mucho más fácil tener un efectivo control de gastos, ya que se pueden contabilizar y automatizarlos en tiempo real, integrándolo a tu software contable.
Además, gracias al buzón inteligente, las facturas que se emitan son verificadas de forma automática, por lo que se tiene completa seguridad de que los comprobantes que se recopilen tendrán la información necesaria, y bajo el formato adecuado (XML), para deducir los gastos ante el SAT.
2. Monitorea resultados
Utilizando tu sistema de gestión puedes crear informes semanales y mensuales para examinar la administración de los gastos de representación. En ocasiones la generación de este tipo de reportes toman tiempo y son tediosos, pero con una solución como Empresarial Edenred, los reportes son muy sencillos y rápidos de hacer, incluso los colaboradores pueden realizarlos desde la aplicación móvil Mi Ticket Expense.
3. Traslada gastos recurrentes a tarjetas corporativas
Los gastos más comunes y constantes, tales como de viaje, de despensa y combustible, no deberían ser utilizados con fondos de caja chica.
Hay soluciones que permiten limitar el uso de efectivo, deducir impuestos y obtener mayores controles. Por ejemplo, con Empresarial Edenred los administradores pueden autorizar en cuestión de minutos alguna dispersión de dinero de los fondos adecuados.
4. Auditar los fondos cada mes
Analiza bien todos los gastos de caja chica que se han pagado en los últimos seis meses, y presta atención a aquellos que suelen ser recurrentes o por encima del presupuesto.
Considera el cambio a un sistema más fácil de manejar para este tipo de pagos y compras.
5. Crear una política clara
Tómate el tiempo para pensar y dejar por escrito lo que es y no es un uso aceptable de los fondos de caja chica y comparte la información con todos los empleados.
Tu política también debe incluir, fundamentalmente, criterios y procedimientos para solicitud de fondos y documentación de los reintegros.
A través de estas cinco accesibles prácticas puedes tener la seguridad de tener un control de gastos de caja chica y cualquier desembolso que deba realizar la empresa.
Si quieres conocer más sobre las mejores prácticas y herramientas para el control de gastos empresariales, contáctanos y nosotros te asesoraremos sobre la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
