De acuerdo con agencias especializadas en recursos humanos, una pequeña o mediana empresa (PyME) puede perder al año hasta un millón de pesos en promedio, por descuidos en sus gastos de viajes de negocios.
Errores más comunes al controlar viáticos
- Falta de recibos.
- Gastos hechos fuera del presupuesto establecido.
- Tardanza en la presentación de informes.
- Falta de visibilidad de los montos pagados.
Esta cantidad de recursos perdidos se han registrado principalmente en aquellas compañías que procesan de forma manual un aproximado de 50 reportes de gastos de viajes al mes.
¿Cómo evitar gastos innecesarios y errores en viajes de negocios?
Aprovecha ofertas y promociones a tu favor
Lo más común al planear un viaje de negocios es pagar por anticipado los gastos más importantes como son el transporte y hospedaje.
En este sentido, las tarjetas de crédito son una gran herramienta, ya que se pueden aprovechar al máximo los beneficios de programas de lealtad que muchos bancos tienen con compañías aéreas, hoteles y agencias de alquiler de coches.
Muchas tarjetas de crédito también ofrecen programas de recompensas; por ejemplo, por cada peso que gastas, generas puntos que pueden utilizarse en nuevos viajes.
Mejor gestión de presupuesto y registro de gastos
Basarse únicamente en las tarjetas de crédito al realizar viajes corporativos no es una gran idea, ya que tienen un alcance menor en lo que se refiere al control de gastos.
En la planeación de viajes se deben tener claras las políticas de la empresa para procurar un cuidadoso registro de gastos. Las reglas varían dentro de cada organización, pero toda política de viajes debería tener los siguientes dos pilares:
- Un registro minucioso de los gastos, particularmente de los gastos menores.
- Contar con un instrumento de control rápido y sencillo que impida compras no autorizadas.
>>5 pilares de una política de viajes<<
La solución para el control de viáticos
Las tarjetas corporativas para gastos empresariales son uno de los instrumentos más prácticos en lo que a control se refiere.
Tener esta clase de herramientas, garantiza que sea fácil para la empresa y para el empleado obtener un informe de gastos y de manera oportuna, así la organización puede tomar mejores decisiones al planear los viajes corporativos.
Mantener los gastos organizados también hará posible que el ejecutivo sea capaz de separar fácilmente el gasto corporativo de sus gastos personales, algo que muchas veces genera complicaciones en su economía, o incluso discrepancia en las finanzas de la empresa.
Mientras las tarjetas de crédito pueden ayudar a generar ahorros monetarios por medio de descuentos o negociaciones con proveedores, las tarjetas de control de gastos generan ahorros de tiempo, lo que repercute en una mayor eficiencia y rentabilidad para la organización.
Resultados de un buen uso de tarjetas de gastos empresariales
- Reducción de compras innecesarias.
- Menor tiempo del equipo gerencial dedicado a las aprobaciones de gastos.
- Mayor precisión del tiempo cobrado a los clientes.
- Recuperar más de los impuestos que paga.
- Menor tiempo que el empleado dedica a planear sus viajes, generar informes de gastos, registrar el tiempo y compras de bienes y servicios.
- Menos personal necesario para procesar estos gastos, lo que significa costos administrativos más bajos.
Empresarial Edenred es una de las soluciones líderes en el mercado para el control de gastos empresariales como viáticos, caja chica, gastos de representación.
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