Ya estamos a mitad de año e incluso muy cerca de comenzar a presupuestar el 2016. Si todas tus proyecciones se han cumplido, felicidades. Si no es así… ¿qué hacer?
Como le ocurre a la mayoría de las PyMEs en México, cada mes de junio, cuando el calendario nos marca el fin del segundo trimestre, es un momento clave para revisar una posible reducción de los costos operativos.
Antes de afectar presupuestos de diferentes áreas, hay que recordar que existe una forma de reducir gastos sin hacer un recorte: tratar de reducir los llamados “costos ocultos”.
Un costo oculto es como la parte del iceberg que están debajo del nivel del mar. Cuando vamos navegando vemos sólo una parte, pero muchas veces lo más grande está oculto debajo. Lo mismo se ve, muchas veces, en las empresas.
Por definición, esos costos ocultos son gastos innecesarios que hacen las empresas y no se dan cuenta de que existen, porque están en la operación fuera de la empresa o son parte de un proceso ineficiente.
Por supuesto que depende el tipo de negocio y de industria, pero los expertos de la Secretaría de Economía identificaron los cuatro costos ocultos más comunes entre pequeñas y medianas empresas en el país.
1. Costos en logística
En el mayor número de ocasiones una entrega que no se realizó, se hizo a destiempo o bien se organizó una mala planeación de la ruta de entrega, ocasiona un consumo adicional de gasolina que se tiene que solventar.
Hay que consolidar la entrega de diferentes pedidos en una sola área, evitar los largos desplazamientos y dar un par de minutos de “colchón” entre cada entrega.
Además, hay que tener sistemas de control de flotillas, por el gasto de combustible.
En la mayoría de los casos en los que se comienza descubriendo fallas de logística surgen problemas también con la forma en que se gasta el combustible en la flotilla de la empresa.
2. Costos en comunicación
El trabajo móvil es una tendencia a la que las empresas se están sumando, pero no quiere decir que a todos los empleados les tengas que comprar una laptop, tablet o smartphone.
Lo importante es que, si tienes posibilidades de reducir espacio en la oficina, lo hagas rápidamente.
Evalúa quiénes realmente necesitan tener todas las facilidades que ofrece la movilidad y compra equipos para ellos. Eso te servirá para evaluar si la relación costo – beneficio es positiva y rentable.
3. Costos por rotación de personal
Buscar un nuevo empleado y capacitarlo implica un fuerte compromiso financiero de tiempo y productividad que se tiene que evitar, pues significa perder oportunidades y en algunos casos los empleados develan información confidencial de la empresa en sus nuevos lugares de trabajo.
Es mejor retener y estimular a tus empleados con inteligentes medidas de flexibilidad y compensación por fuera del salario.
Hay prestaciones accesibles para las empresas, con ventajas fiscales, que pueden servir para retener el talento como las tarjetas de vales de despensa, tarjeta de gasolina, regalo, uniforme o viáticos.
4. Costos a considerar en los viajes de negocios
Muchos emprendedores comienzan sus empresas con mucho entusiasmo, excelentes productos o servicios y hasta buen respaldo financiero, pero olvidan que para tener éxito se necesita 1) saber vender y 2) vender con efectividad.
Una mala estrategia de ventas es aquella que estimula a que el gasto termine siendo más alto que los ingresos. No sólo debes asegurarte tener buenos vendedores sino controlar sus gastos de viaje, representación y caja chica.
Otro problema es que las tarjetas de crédito pueden ser la diferencia entre el éxito o la quiebra de un negocio. Sabemos que una tarjeta de gastos empresariales bien utilizada puede ser una excelente herramienta para apalancar un negocio y controlar los gastos.
Pero una tarjeta de crédito fuera de control puede ser la fórmula perfecta para inflar los costos y enredarse en deudas.
Es por eso que te invitamos también a conocer soluciones como Ticket Empresarial de Edenred.
