Los viajes empresariales generan oportunidades de negocios, pero también una pila de documentos para justificar los viáticos y que deben conciliarse al final de mes.
Así como la tecnología ha revolucionado otras áreas de tu empresa, también te ofrece herramientas que te ayudan en el manejo del papeleo y en el control de viáticos.
Estos instrumentos para la gestión de los gastos de un viaje de negocios funcionan tanto para asignar y controlar presupuestos como para comprobar electrónicamente, realizar el trámite contable correspondiente y, cuando es el caso, llevar a cabo la deducibilidad de los mismos.
Una de esas soluciones tecnológicas es Ticket Empresarial, de Edenred, cuenta tanto con una tarjeta empresarial como con una aplicación móvil: Mi Ticket Expense, que facilita los pagos y la administración de viáticos.
Optimización y productividad
Para tu empresa, lo que menos quieres es distraer a tus empleados con engorrosos requisitos y trámites que resultan en pérdida de tiempo y, por tanto, una menor productividad.
Utilizar estas plataformas digitales para la gestión de los gastos de viajes de negocios optimiza el control de viáticos sin necesidad de que tus empleados comprometan su propio dinero en el pago de servicios de hospedaje y transporte que requieran.
Control y límites
Más allá de que puedes contar con reportes electrónicos de gastos y realizar devoluciones a la cuenta de la empresa de los montos no utilizados, también es posible establecer reglas para que las tarjetas no sean utilizadas indebidamente.
Entre las reglas de uso que puedes configurar están:
- Montos límite por transacción o por periodo
- Número de transacciones en un periodo establecido
- Tipo de comercios donde pueden utilizarse
- Límites geográficos dependiendo del destino del viajero
- Hora y día
Por ejemplo, un ejecutivo de ventas con reglas de uso podría usar la tarjeta de Ticket Empresarial únicamente de lunes a viernes, de 2 a 4pm, que solo pase en Restaurantes y por un monto máximo de $500MXN porque quieres que use los recursos solo para invitar a comer clientes.
Cero papeleo y agilidad en trámites
Su funcionalidad para tus empleados y para la empresa se extiende a la facilidad para capturar los comprobantes de gastos de manera digital y, automáticamente, confirmar que cumplan con todos los requisitos establecidos por las autoridades fiscales para fines contables y de deducibilidad.
Todo esto significa una reducción en tus gastos administrativos, pues se evitan procesos manuales que consumen mucho tiempo de tu personal del área de contabilidad o tesorería, y también un ahorro considerable en papelería y espacio de almacenamiento de comprobantes.
Una vez almacenados digitalmente, los documentos comprobatorios se envían por medios electrónicos a las autoridades del SAT para su validación y así te evitas contratiempos y rechazos posteriores.
Deja atrás los antiguos métodos de comprobación y justificación de viáticos y agiliza tus trámites de autorización, asignación y control de presupuestos de viaje.
Los beneficios los verás no solo en los gastos de operación de tu empresa, sino también en una mayor productividad de tu personal.
