El control de viáticos empieza con una política de gastos de viajes que especifique cuáles están autorizados y cómo comprobarlos para su deducción.
Los gastos de viaje y de representación se pueden salir fácilmente de control y afectar a la rentabilidad de tu empresa. Por ello, es indispensable que elabores una política que detalle el tipo de desembolsos y la cantidad límite que pueden realizar tus empleados a nombre de la empresa.
Sin embargo, de nada servirá esta política si se queda en un manual que no se consulta y mucho menos se aplica.
Difunde tu política de gastos
Transmitir al personal toda la información sobre cuáles son los gastos de viaje deducibles, cuáles son los topes autorizados por el SAT y qué tipo de documentación comprobatoria es necesario presentar en el reporte de gastos ayudará a una óptima administración de viáticos.
Para dar a conocer tu política de gastos, mantener a los empleados actualizados sobre la información más reciente y responder a preguntas específicas, utiliza estas tres formas de comunicación:
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Descendente. En la que la información sobre políticas, instrucciones y objetivos fluye de manera jerárquica a través de manuales, publicaciones institucionales, cartas dirigidas a todo el personal, reuniones con fines informativos y circulares enviadas por correo electrónico.
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Ascendente. En la cual se da voz a los empleados y se les abren canales como buzones de sugerencias y direcciones de correo electrónico específicas para que expresen propuestas y dudas.
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Horizontal. Mediante la cual se fomenta el trabajo colaborativo y en equipo a través de reuniones de trabajo, correos electrónicos grupales y redes de comunicación interna.
El uso de estas tres vías de comunicación garantizará que los parámetros de tu política de viáticos sea comprendida y recordada continuamente por tu personal.
Para hacer responsables a tus empleados de sus gastos de viaje y representación y facilitarles sus reportes te será conveniente utilizar herramientas como las tarjetas de servicio Ticket Empresarial®, que facilitan los pagos de consumos relacionados con tu negocio y agilizan los procesos administrativos de justificación y deducibilidad.
Ticket Empresarial® incluye una plataforma en internet y una aplicación móvil que registra de inmediato los cargos hechos y verifica ante el SAT que la factura que ampara el gasto sea válida.
Asimismo, te permiten autorizar consumos y bloquear saldos cuando sea necesario, desde donde estés, a través de un dispositivo móvil conectado a internet.
Las mismas soluciones digitales brindan a los empleados información actualizada sobre sus saldos y los gastos hechos, al tiempo que la automatización de los reportes los libera para dedicar su tiempo y esfuerzo a labores más productivas, con lo cual tu empresa se vuelve más competitiva.
Una manera de impulsar tu rentabilidad es controlando los viáticos. Las soluciones tecnológicas modernas facilitan ahora más que nunca su gestión; aprovéchalas.
