El control de gastos es una de las tareas más importantes dentro de las empresas, puesto que, de esto depende que haya un correcto manejo del dinero. Los departamentos de contabilidad y finanzas son los encargados de organizar y planificar las estrategias para la gestión óptima de los recursos económicos, en la búsqueda de alcanzar un equilibrio entre los ingresos y egresos del negocio.
Dentro de sus funciones está la elaboración de presupuestos, la comprobación de gastos, el análisis de riesgos, el pago de viáticos y servicios, así como el control interno para la detección de pérdidas monetarias. Una mala gestión de estas actividades puede ocasionar inestabilidad en el flujo de caja, incumplimiento de obligaciones empresariales, endeudamiento, e incluso pérdidas económicas por un incorrecto orden administrativo.
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Ahora bien, realizar estas funciones de manera manual puede ser tardado y poco eficiente, debido a que este proceso requiere la gestión de documentación y la optimización de actividades para tener un mejor rendimiento. Para esto, existen plataformas que ayudan a realizar pagos, manejar documentación y controlar el flujo de efectivo de manera más rápida y segura, permitiendo mejorar y agilizar la toma de decisiones.
¿Por qué incorporar un software para el control de gastos en tu empresa?
Este tipo de software ayuda a automatizar procesos administrativos como la dispersión de dinero, la validación de facturas, la solicitud y autorización de saldos. Estas funciones permiten planificar gastos futuros, conocer cuánto se gasta y en qué, así como realizar comprobaciones de gastos.
Entre las soluciones que existen para la optimización de estas tareas está Empresarial Edenred, un software innovador con el cual se puede pagar, controlar y comprobar gastos, además de gestionar la caja chica del negocio o empresa.
La solución ideal para el control de gastos
Empresarial Edenred es una plataforma que incorpora una tarjeta con sello Mastercard y un software administrativo para la gestión del dinero. Ambas herramientas ayudan a facilitar el flujo de efectivo a empleados, cuando requieren realizar gastos propios de su actividad laboral, y a realizar su comprobación de facturas en tiempo y forma.
Todas las operaciones se realizan desde Mi Ticket Expense, plataforma y app que pueden descargar administradores y empleados para agilizar los procesos y la comunicación. Entre las operaciones que se pueden realizar están las siguientes:
- Desde Mi Ticket Expense, los empleados pueden solicitar saldo, mientras que los administrativos pueden aprobar o rechazar la solicitud.
- La tarjeta empresarial es de prepago, esto quiere decir que requiere abonarse saldo para utilizarse. Además, cuenta con un CVV dinámico para compras por internet y un chip para evitar la clonación, lo que aporta máxima seguridad.
- Para mayor control, las áreas administrativas pueden establecer reglas de uso, por ejemplo, los días y los horarios en los que se puede disponer del dinero, si el uso puede hacerse en zona Nacional o Internacional, o si pueden hacerse retiros en cajeros automáticos.
Ahora bien, la comprobación de gastos es una tarea importante porque de esto depende que se pueda hacer la deducción de impuestos y la empresa recupere dinero de manera inmediata. Para esto, la plataforma cuenta con el Buzón Inteligente que valida las facturas ante el SAT y hace match con los movimientos que tengan la misma cantidad, para después hacer el reporte de gastos en minutos y ser enviado al jefe o área administrativa para que acepte la comprobación.
Empresarial Edenred es una herramienta para aquellas empresas que quieren aumentar su productividad y mejorar sus resultados. Ayuda a cumplir metas y garantizar que se implementen las estrategias para una óptima gestión financiera, haciéndose cargo de factores internos que puedan limitar su crecimiento.
