Los viajes de negocios están de nuevo al alza como una parte importante de las actividades comerciales de una empresa, pero es necesario observar las tendencias en este rubro para optimizar la administración de los gastos de representación y evitar que repercutan negativamente en los costos operativos.
Esta función recae en el gerente de viajes, quien debe no solo planear presupuestos y gestionar la comprobación de gastos, sino también organizar los itinerarios, y agendas y dar seguimiento al cumplimiento de objetivos, siempre buscando la comodidad y satisfacción de los empleados en sus desplazamientos.
Los viajeros de negocios de hoy desean la flexibilidad y accesibilidad que permiten las nuevas tecnologías, así como experiencias personalizadas que les faciliten sus actividades profesionales durante un viaje.
Estas son las tendencias que se observan este año en el terreno de los viajes empresariales:
1. Avances móviles y experiencias personalizadas
Los viajeros dependen cada vez más de los dispositivos móviles, por ello es vital que cuenten con conexiones Wi-Fi confiables y asegurarse de que los aparatos que se les proporcionen funcionen en cualquier parte.
Los avances tecnológicos han permitido, además, que los proveedores de servicios de viaje, como aeropuertos y compañías aéreas, personalicen las compras de sus usuarios con base en sus preferencias, las cuales se almacenan en sus perfiles.
Las compañías que puedan recolectar la mayor cantidad posible de datos sobre sus clientes serán las más exitosas al ofrecer servicios a la medida.
2. Pagos virtuales
Los administradores de viajes han aumentado el uso de tarjetas de servicio, como Empresarial Edenred, las cuales son útiles para mantener una política uniforme, realizar pagos seguros, y agilizar la comprobación y deducibilidad de gastos.
Con estas tarjetas, se facilita asignar presupuestos y dar flexibilidad al viajero, incrementando su responsabilidad y satisfacción.
3. Seguridad del viajero
La seguridad será un tema importante para aquellas empresas que no la han integrado a sus políticas de viaje, y para ello serán de gran utilidad las nuevas tecnologías como el rastreo de viajeros y de equipaje.
4. Economía colaborativa
Las opciones alternativas de transporte terrestre y alojamiento continuarán teniendo efecto en los viajes de negocios. La atención se centrará en el primero con aplicaciones móviles de servicio de traslados como Uber y Lyft, pero se espera que Airbnb siga haciendo esfuerzos para ampliar su atractivo entre los viajeros empresariales como opción de hospedaje.
5. Viajes combinados
Esto se refiere a cambiar las políticas de viajes para permitir que un familiar acompañe al viajero de negocios, combinando los objetivos empresariales con el placer.
Con esto, se espera elevar la satisfacción de los empleados y que aumente la retención del talento, así como aliviar sus niveles de estrés.
En cifras
El mercado mundial de los viajes de negocios ha adquirido gran dinamismo en los últimos años, tras recuperarse de la crisis de 2008. En números redondos, ronda ahora el billón de dólares, tras una tasa de crecimiento promedio de 4 por ciento anual.
Para Latinoamérica, sin embargo, ese crecimiento ha superado el 7 por ciento, lo que representa 60,000 millones de dólares en gastos de viajes empresariales anualmente, según el reporte Latin American Business Travel Barometer, encargado por la empresa de viajes Amadeus.
El estudio especifica que, en México, las empresas destinan un 67 por ciento de sus gastos de viajes empresariales únicamente al pago de hospedaje y boletos de avión, en comparación con China y Europa, donde ese porcentaje asciende a 46 y 61 por ciento, respectivamente.
Reducir gastos, clave para la rentabilidad
Esto deja en evidencia la importancia de optimizar gastos de representación, tanto en México como en los demás países latinoamericanos.
Para Amadeus, la respuesta es la adopción de soluciones tecnológicas que permitan automatizar los procesos de organización de viajes y garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes de negocios de las empresas.
Según su análisis, de esta manera las empresas pueden reducir gastos de representación en 40 por ciento y el tiempo destinado a su planeación en 80 por ciento.
Optimiza tu administración de viajes con apoyo de la tecnología. Comprobarás que una pequeña inversión puede representar grandes ahorros que mejorarán la rentabilidad de tu empresa.
Eso sí, recuerda, antes que todo, que todos los viajes deben estar debidamente justificados y que debes medir los resultados de los mismos.
Si un viaje empresarial no produce los beneficios esperados para tu empresa, será un gasto inútil. De ahí que la organización de los mismos y la asignación de presupuestos debe ser una parte importante de tu planeación financiera.
