Muchas empresas mexicanas están terminando su planeación de gastos empresariales para el próximo año. ¿Qué aspectos deben tomar en consideración?
Desde luego que mantener un estricto control sobre los gastos fijos y variables es esencial para maximizar el flujo de efectivo y las ganancias de su negocio.
Hay una variedad de tácticas que se pueden emplear para controlar gastos y para anticiparse a situaciones que invariablemente van a surgir en el transcurso del próximo año.
Los siguientes 7 consejos para reducir gastos empresariales son desarrollados por John Brison, profesor emérito de planeación financiera estratégica en el MBA (Master in Business Administration) de la Universidad de California, campus San Diego.
1. Tener un plan
Es tan lógico como necesario evaluar donde está tu negocio ahora y donde deseas que esté en el futuro. Una hoja de ruta bien pensada es esencial para predecir correctamente gastos y prever contingencias.
Si tienes la intención de abrir un nuevo mercado el próximo año, tienes que enfocarte en pensar bien todos los gastos relacionados con tus proyecciones de crecimiento.
2. Enfocarse en el análisis
Debes entender bien tus costos históricos antes de planear el futuro. Esto requiere la recopilación de datos de una manera eficaz y eficiente.
El seguimiento de tus costos no debe ser una ocurrencia tardía, cuando hay problemas. Tiene que ser una parte integral de tus operaciones.
3. Utilizar referencias
Necesitas establecer al menos 10 indicadores que sean significativos para tu negocio y comparables a los utilizados por otros competidores en tu industria.
4. Administrar mejor los costos variables
Mira los últimos gastos variables de tu empresa y calcula con precisión qué porcentaje de ventas representan.
Porcentajes históricos proporcionan tanto un indicador de posibles costos a futuros como un punto de referencia a utilizar para mantener los costos en línea con tu actividad comercial.
5. Trabajar en los costos fijos
Muchos empresarios tienden a ser más complacientes sobre los costos fijos, ya que generalmente son recurrentes y, a menudo reflejan relaciones largas con los proveedores.
Debes comprobar periódicamente el mercado para validar si puedes conseguir un mejor trato con los competidores de tus proveedores.
Una buena práctica es conseguir dos o tres cotizaciones regularmente. Pero más importante es enviarle a tus proveedores el mensaje de que siempre estás revisando tus costos.
Además, deberías buscar soluciones que te ayuden a manejar independientemente viáticos y nómina.
6. Invertir en mejoras
Explora beneficios de nuevas tecnologías y soluciones que surgen en el mercado porque pueden ayudar a tu empresa a mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y reducir los costos.
Por ejemplo, muchas empresas están utilizando sistemas de computación en la nube en lugar de tener servidores, que son relativamente caros (compra y manetenimiento).
7. Ofrecer incentivos al personal
Hacer a tu gente responsable de los costos implica también establecer recompensas apropiadas para los empleados que encuentren formas de reducir gastos.
Esto te ayudará a crear una cultura de cero desperdicio dentro de tu organización y motivará la creatividad en la búsqueda del ahorro.
A Brison le gusta explicar la gestión general de gastos en tres palabras: investigación, revisión y respuesta.
El trabajo del administrador de un negocio, explica a sus estudiantes, básicamente se reduce a tener una planificación cuidadosa (investigación), a hacer ajustes que necesitan (revisión) y a prepararse para hacer el trabajo duro y de todos los días para cumplir con el plan (respuesta)”.
La planeación de gastos en una empresa requiere de herramientas.
Si estás buscando soluciones que te ayuden en esa planeación tal vez deberías conocer más de Ticket Empresarial, la solución que permite la administración interna de la gestión viajes, la administración de los gastos de representación y control interno de la caja chica.
