Los gastos de viajes empresariales consumen alrededor de un 10% del presupuesto de las grandes empresas y controlarlos para realizar su comprobación puede convertirse en una completa tortura.
Como director de finanzas de tu empresa, quizá temes la llegada de ese día del mes en que tienes que revisar voluminosos estados de cuenta de los viáticos en que incurrieron tus empleados en el período.
Pon reglas y delega
Lo primero que debes hacer es establecerr reglas claras y precisas sobre los desembolsos autorizados para los viajes empresariales, y después otorgar el poder de aprobarlos solo a gerentes de tu entera confianza.
Pero aun así, la tarea de hacer la comprobación de gastos puede ser tediosa y consumir mucho de tu tiempo:
Christopher Dwyer, Director de la Unidad de Análisis de Investigación Financiera de Citigroup, estima que los desembolsos en boletos de avión, renta de autos, hoteles y restaurantes para los viajes de los empleados de una organización pueden ascender a entre el 8% y el 12% de su presupuesto total anual.
Control y gestión eficaz
Se espera que, conforme mejoren las finanzas internacionales, la liberalidad del gasto aumente. Por ello, Dwyer recomienda que las pequeñas y medianas empresas hagan un esfuerzo por reducir esos costos tanto en su valor nominal como en su procesamiento.
Además de que es aconsejable que tu empresa contrate tarjetas de servicio para facilitar la deducción de gastos de representación, también será útil que implementes un sistema que automatice el procesamiento contable de los recibos de viáticos presentados por tus empleados para facilitarte la tarea diaria.
Automatiza y logra eficacia
La mayoría de ese tipo de software se centran en Pymes y están basados en la computación de nube, además de que cuentan con aplicaciones móviles que facilitan a los representantes de la compañía introducir la información sobre sus gastos.
Con ello se eliminan los formularios de gastos en papel, se aligera para los empleados la engorrosa tarea de llenarlos al regreso de cada viaje y también se le facilita el trabajo a los departamentos de finanzas.
Asimismo, pueden ser utilizados para gestionar las tarjetas de crédito corporativas e imponer límites de crédito y políticas de gasto eficientes, al tiempo que aportan transparencia al proceso.
No te quedes en el pasado, investiga qué tipo de solución empresarial puede librarte de la tortura de la comprobación de gastos y todos en la empresa te lo agradecerán.
