La gestión de la nómina se concibe como el recurso de mayor impacto sobre los trabajadores, los clientes y el mercado laboral.
A través de este recurso de administración es posible tener la cobertura de salarios para los empleados de una forma estructurada y, a su vez, contar con datos contables y estadísticos, tanto para la organización como para el propio trabajador. Es decir, la nómina no sólo significa contemplar el salario de los empleados, sino que al realizarla se consideran indirectamente las expectativas, responsabilidades, tareas y necesidades de los trabajadores.
El hecho de que haya algún atraso en el proceso de pago, debido a un error de quien elabora la nómina o por algún cálculo mal realizado, puede generarles problemas a los trabajadores, y si este tipo de problema se repite, no sólo produce malestar en los colaboradores, sino provoca retrasos en los procesos del departamento de administración.
Asimismo, de no corregir las problemáticas dentro del proceso, con el paso del tiempo el empleado comenzará a sentir desconfianza, lo que podría ocasionar un mal clima laboral.
Plan para evitar retrasos
Es importante que sepas cómo generar y aplicar un plan de nómina, para que el proceso sea eficiente y evites problemas con tus empleados y las autoridades.
La persona que haga el cálculo de la nómina de la empresa debe ser alguien que se desempeñe en el área de Recursos Humanos, con conocimientos especializados en cuestiones fiscales como ISR, deducciones y Afores, entre otros. En caso de que no exista alguien con conocimientos avanzados, podría realizarlo un auxiliar de contabilidad que domine el área.
Por su parte, el jefe de Recursos Humanos es quien deberá definir las pautas para la determinación de la nómina, con el objetivo de omitir errores en el cálculo y evitar consecuencias fiscales.
Para llevar a cabo un proceso que te permita optimizar tu presupuesto de nómina te sugerimos realizar las siguientes acciones:
- Establece lineamientos generales: define elementos como las prestaciones de ley, los factores de riesgo de trabajo, las pólizas de seguro requeridas, el aporte al Infonavit y al IMSS, la contribución con motivo de vacaciones, el reparto de utilidades, las prestaciones –como vales de despensa o restaurante– y demás beneficios.
- Da de alta a los empleados: esto lo tienes que hacer de acuerdo al tipo de contrato y la categoría salarial de cada trabajador, ya sea de planta o temporal.
- Registra con detalle las altas y bajas de empleados, sus incapacidades médicas, las incidencias en torno a su comportamiento laboral y las modificaciones salariales.
- Introduce con cuidado en el sistema los datos sobre percepciones y deducciones de cada empleado, considerando horas extra, ausencias y comisiones.
- Calcula con precisión la retención de impuestos y la aportación al Seguro Social según el salario actualizado de cada empleado.
- Antes de hacer las transferencias o depósitos bancarios, envía los recibos de nómina correspondientes a cada trabajador anunciando la fecha del pago. Si las nóminas son emitidas tras el pago, pueden surgir problemas con Hacienda.
Mejora la organización
En ocasiones, aquellos trabajadores que realizan viajes de representación pueden tener problemas al administrar su dinero debido a que los viáticos los depositan a la misma cuenta. Asimismo, las empresas no tienen un control de cómo están utilizando los recursos y en ocasiones ignoran que los gastos no pueden facturarse.
La mejor opción para este tipo de casos siempre será contar con una tarjeta de gastos empresariales, que los empleados utilicen de manera exclusiva en viajes, ya sea en el extranjero o dentro del territorio nacional.
Este tipo de soluciones, como Empresarial Edenred, también son herramientas para lograr mejorar la administración de la empresa, ya que pueden implementarse para la gestión de caja chica u otros gastos corporativos.
Asimismo, al realizar este tipo de gastos con una tarjeta empresarial, se vuelve mucho más sencillo el control y la recopilación de documentos necesarios para la comprobación y deducción de impuestos.
En el caso de Edenred Empresarial este beneficio es mucho mayor, ya que cuenta con un buzón inteligente el cual valida las facturas ante el SAT. De esta forma la comprobación de gastos y deducción de impuestos se vuelve más ágil y sencilla.
Contáctanos y conoce más sobre esta solución. Nosotros te asesoramos sobre las mejores prácticas en control de gastos y administración de recursos empresariales.
