En épocas de crisis o de lento crecimiento hay empresas que limitan los gastos de representación para ahorrar costos, sin embargo, se trata de una práctica con una visión a muy corto plazo que no resuelve los problemas.
La rigidez excesiva en gastos de representación supone la pérdida de oportunidades, mientras que permitir un gasto excesivo puede poner el retorno de la inversión en números rojos. La clave para una óptima administración de este tipo de gastos está en el balance y la flexibilidad.
Una política única, pero con flexibilidad
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas tienen una única política de gastos para todos los departamentos y empleados que viajan, sin distinción de departamentos, funciones o proyectos en los que se trabajan.
Es una opción sencilla y práctica ya que simplifica el proceso de control y verificación de gastos. Pero expertos en administración de empresas, coinciden que es un método demasiado rígido que dificulta muchas veces, extraer el máximo potencial a los gastos de representación.
A pesar de tener una política única, debe existir flexibilidad para dedicar un gasto mayor a ciertos proyectos o clientes, que así lo requieran.
Ventajas de una política variable
Los niveles de complejidad para su control, que en la mayoría de los casos implica elevar la inversión en tiempo y personal, se suelen compensar con los beneficios que se logran al tener mayor flexibilidad.
El departamento de ventas es un ejemplo en donde conviene aplicar este tipo de políticas flexibles, ya que los colaboradores usualmente son capaces de cerrar más operaciones si cuentan con un mayor presupuesto para invitaciones y detalles a los prospectos.
¿Cómo tener flexibilidad y llevar un control óptimo de gastos?
Equilibrio, reflexión y definición de objetivos claros son los parámetros que deben marcar la línea a seguir para una gestión adecuada de los gastos de representación.
Las tarjetas corporativas son soluciones diseñadas para optimizar la administración de gastos de representación, viáticos e incluso el control interno de la caja chica. Son una de las mejores soluciones para consolidar las operaciones empresariales, pero aún así, es una práctica poco aplicada; sólo el 22% de las empresas emplean este tipo de tarjetas, según recientes estudios.
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