La simplicidad fiscal y contable son de los procesos con mayor importancia en una empresa. Hoy en día, existen compañías que aún calculan y llevan procesos manuales, sin saber el riesgo que esto genera a la hora de facturar en línea.
Por ello tarjetas corporativas y softwares administrativos han sido aliados para este tema
Desventajas de un sistema contable tradicional
- Prácticamente todas las facturas o documentos financieros deben generarse "manualmente".
- Son más propensos a contener equivocaciones en números. Esto puede provocar un efecto domino hacia las cuentas y gastos de la compañía.
- Para preparar el estado financiero de la empresa, el balance general y el estado de ganancias y pérdidas, se revisa la información recabada en los libros y los registros físicos.
- Un equipo de contabilidad muy grande deberá llevar un orden eficiente de registros. Lo que resultará más costoso para la compañía.
¿Cuáles son los beneficios de un software automatizado?
Muchas empresas piensan que los sistemas contables y fiscales son muy complejos para su uso, pero en realidad traen grandes beneficios como:
- Se adaptan a cualquier modelo de negocio.
- Son bancos de información que pueden ayudar a tomar mejores decisiones a futuro.
- Ayudan a automatizar procesos e incrementar la productividad.
- Reducen costos.
Actualmente, existen sistemas integrales que fusionan los mejores softwares de contabilidad con la gestión de gastos de una empresa, un claro ejemplo es la alianza de Aspel con Empresarial Edenred:
Donde se permite facilitar a las PyMEs la automatización de algunos de los mecanismos y procesos del negocio. Todo esto se hace a través de la plataforma de Empresarial Edenred y el sistema COI 8.0.
Funcionamiento de Empresarial Edenred y Aspel COI 8.0
Existen 5 sencillos pasos para optimizar la contabilidad con estas 2 herramientas:
1. Configuración
Se tiene una asesoría por parte del equipo de implementación que ayuda a configurar los catálogos contables de la empresa a la plataforma de Empresarial Edenred
2. Operación
Comienza a través de la plataforma web o desde la app Mi ticket Expense, ahí se comienzan a solicitar los estados, saldos, con sus respectiva autorización de los responsables.
3. Comprobación
Los gastos o transacciones hechas se agregan con facturas a través del buzón inteligente.
4. Reportes y XML a Aspel COI®
A través de la interfaz de programación de aplicaciones (API's), la información de gastos y facturas se transfieren de Empresarial Edenred al sistema COI 8.0.
5. Póliza dinámica
Con la información se genera la póliza dinámica lista para enviar al Servicio de administración Tributaria (SAT) con la información requerida.
Beneficios con la integración COI 8.0 y Empresarial Edenred para empresas:
- Facilita operaciones de contabilidad al instante.
- Transferencia de reportes de gastos y facturas de Empresarial Edenred al sistema COI 8.0.
- Incrementar la deducción de impuestos de las empresas hasta un 95 por ciento.
- Adaptabilidad del sistema contable, con base en el modelo de negocio.
- Validación de facturas ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en formatos PDF y XML.
- Envío de reportes contables y de la póliza dinámica, que serán expedidos de forma automática al SAT, para la declaración de ingresos, gastos de la empresa y deducibles.
- Reducción de gastos internos y mejoras en la productividad.
Beneficios para los colaboradores:
- Reciben sus facturas por correo personalizado.
- Es automática la validación de facturas ante el SAT.
- App móvil para la gestión de gastos.
- Comprobación de sus gastos de una forma ágil y segura.
Además, las tarjetas Empresarial Edenred y este sistema de contabilidad integral facilitarán el control de los gastos personales con los de la compañía. Lo que les da la opción perfecta a las empresas de poder personalizar cada tarjeta, si es que así lo desean.
Sobre Aspel
Es un sistema de contabilidad completo y que atiende a más de 850 mil empresas con presencia en México. Además, es uno de los sistemas de facturación más usados. Tiene una instalación sencilla, respaldo y asistencia total para los usuarios. Incluso, cuenta con guías o videos tutoriales para que sea fácil su uso.
Si una empresa ya cuenta con el software de Aspel o desea mejorar el control de gastos empresariales, Empresarial Edenred y el sistema COI 8.0 son la mancuerna perfecta para lograr la simplicidad fiscal y contable.
