No hay día en que cualquier empresario o ejecutivo no se levante con una idea (o preocupación) sobre cómo ahorrar tiempo y dinero en la operación de la empresa.
Con los precios de la gasolina aún altos (pese a la caída en los precios del petróleo) y los requisitos fiscales para deducir la gasolina volviéndose cada vez más complicados, es indispensable contar con una solución que permita ahorrar combustible, tener controles, seguridad, simplificar la administración y la contabilidad y facturar de forma sencilla.
Para la Secretaría de Hacienda y Crédito Público su nombre formal es “tarjetas de vales de gasolina” pero también son conocidas como “vales de gasolina” (por su antigua presentación en papel), “monederos electrónicos” o “tarjetas de gasolina”.
En lo que hay coincidencia es que son una solución a problemas de control de gastos, algo reconocido por todas las cámaras empresariales.
Las tarjetas de combustible para empresas cuentan con un sistema que permite tener un control absoluto de tu flotilla, así como la administración y monitoreo del gasto de combustible de acuerdo a las necesidades y la logística de tu empresa.
Obviamente, la facilidad de contar con estos reportes es muy atractivo ya que te da más capacidad de reacción ante imprevistos.
Las tarjetas te permiten tener un mejor control de la gasolina, reducir el tiempo invertido en facturar y funcionan como una herramienta de ahorro de combustible , ya que dicho control hace que tus empleados o conductores hagan un uso más efectivo de este recurso.
3 características que deben tener tarjetas para gasolina
1. Servir para el control de gastos: Una característica imprescindible de una sistema de tarjeta de gasolina es que te permita un control total de tu flotilla. No solo requieres poder manejar los totales de tu flota, sino que lo ideal es poder elegir el nivel de control que necesites hasta por tipo de unidad. .
Los parámetros que deberías poder elegir para cada vehículo de tu empresa son:
- a. Opciones de consumo por: días, horas, días festivos, pesos, litros
- b. Limite de consumo: diario, semanal, mensual
- c. Frecuencia de consumo: por horas
- d. Lista de estaciones de servicio: autorizadas y no autorizadas
- e. Características de la gasolina: magna, premium o diesel
- f. Placas y/o conductor del vehículo autorizado para carga de combustible
El total detalle del uso que se le da a tus tarjetas de gasolina, limita cualquier posibilidad de abuso o fraude que pudiese ocurrir.
2. Garantizar ahorro en el consumo: Al contar con información de cada vehículo y llevar un control del combustible se evitan las fugas del recurso y la tarjeta de gasolina se convierte en una herramienta de ahorro, generando optimizaciones de hasta un 30% según algunos proveedores.
3. Permitir la deducibilidad: El ahorro no sólo se verá reflejado en un menor consumo de combustible, sino que el gasto que realices con tu flotilla tendrá un impacto directo en tu contabilidad.
Las tarjetas para gasolina deben generar un documento fiscal que cumpla con todos los requisitos establecidos por la Ley de Impuesto sobre la Renta y por la Ley de Impuesto al Valor Agregado en términos de deducción y acreditación de ambos impuestos.
No solo te permite controlar gasto de gasolina con tarjetas, sino que optimiza el trabajo administrativo y te permite deducir estos consumos.
¿Qué ventajas de las tarjetas de gasolina deben tener para mis empleados?:
1. Seguridad: Al no llevar efectivo y pagar con una tarjeta de gasolina el riesgo de ser asaltados es mucho menor, a la vez que si se da el caso, la tarjeta no puede ser utilizada por nadie más ya que se requiere tener el coche asociado a la tarjeta y la clave de seguridad NIP que permite su uso. Además de poder bloquearla de inmediato en caso de robo o extravío.
2. Más velocidad en la comprobación de cargos: No es necesario realizar una factura por cada carga por lo que el tiempo invertido es muy inferior.
3. Reportes de control para optimizar y revisar el consumo de combustible de tus unidades.
