Un buen manejo de caja chica es esencial para tu rentabilidad, y la forma más fácil de llevar su control es con tarjetas de gastos empresariales.
La caja chica es indispensable para la operación de tu empresa, pero hay dos factores que debes cuidar:
- No depender de ella para gastos que serían más bajos si se adquirieran insumos al mayoreo.
- Llevar un estricto control interno para no dar pie a fraudes o a un mal uso de los recursos.
¿Para qué se usa la caja chica?
Los fondos de la caja chica deben destinarse únicamente a los gastos que solo se pueden hacer en efectivo y que son necesarios para la operación cotidiana de la empresa.
Entre estos se cuentan artículos de oficina, gastos de transporte, pago de estacionamientos, productos de limpieza e insumos de cafetería.
Se trata de pagos mínimos que poco afectan al balance general si están plenamente justificados y registrados, sin embargo, cuando no se lleva un registro de los mismos puede suceder que se realicen retiros pequeños tipo “hormiga” que pueden pasar inadvertidos durante mucho tiempo antes de que sus montos sean lo suficientemente considerables para ser detectados, y entonces sí perjudicarán a la rentabilidad de tu negocio.
¿Cómo gestionarla?
Una forma inteligente de administrar la caja chica y llevar un cuidadoso registro de sus entradas y salidas es mediante el otorgamiento de tarjetas de servicio como Ticket Empresarial® de Edenred a empleados de confianza.
Con su sistema automatizado, estas tarjetas permiten asignar presupuestos fácilmente, pero también dar seguimiento al uso que se da a estos recursos y agilizar la comprobación de los gastos y su deducibilidad.
Beneficios y ahorros
Su plataforma en línea y su aplicación móvil hacen posible que, desde cualquier dispositivo conectado a internet, puedas autorizar y liberar fondos y gestionar la devolución de presupuestos no utilizados, con lo cual tienes un mayor control del dinero de la empresa.
Mediante un buzón inteligente, todas las facturas de los gastos realizados son validadas por el SAT, si alguna no fuera auténtica se recibirá una notificación al respecto. Esto agiliza el trámite para deducir los gastos, evitando costosos retrasos.
Al integrar los reportes de gastos de esta plataforma con los sistemas internos de tu negocio, se facilita la gestión de los gastos de la caja chica y es posible hacer un análisis pormenorizado del uso de los recursos.
Ahorrar tiempo en la asignación de presupuestos y los procesos administrativos y contables en torno a los gastos mínimos de la caja chica, otorga beneficios a la empresa que, aunados a los ahorros en los gastos deducibles, elevan la rentabilidad de la empresa.
¿Qué tipo de control llevas en tu caja chica? ¿Te apoyas en herramientas tecnológicas?
No pierdas el control de la caja chica y aprovecha la tecnología de registro y control de gastos que ofrece la plataforma de Edenred para mantener la competitividad de tu negocio.
