El estrés ocasionado por un viaje de trabajo es real: su planeación puede ser extenuante; durante el mismo, la necesidad de llevar un control de viáticos generalmente angustia; y al regreso, siempre existe la presión de comprobar los gastos efectuados. ¿Cómo puedes evitarle esta carga a tus empleados?
Imagina un viaje de negocios en el que debes ofrecer resultados de negocios de acuerdo a las metas propuestas y el presupuesto asignado.
El simple hecho de organizar tu agenda de citas y preparar los materiales que vas a presentar durante las negociaciones es motivo suficiente de estrés, así que te compartimos algunos consejos para que viajes lo más tranquilo posible, atendiendo ciertos aspectos básicos antes, durante y después de tu viaje empresarial.
Previo al viaje
- Organiza tu agenda de trabajo de manera realista. El día solo tiene 24 horas y debes considerar tiempos de desplazamiento e imprevistos.
- Planifica qué materiales o presentaciones visuales necesitarás y la información que debes ofrecer para garantizar el éxito de tus encuentros de negocios.
- Investiga sobre las costumbres de las reuniones de negocios en tu destino, las empresas que visitarás y los ejecutivos con que te entrevistarás. Con esto te asegurarás de estar a la altura de lo que se espera de ti en el encuentro y de demostrar interés en tus interlocutores.
- Reserva con mucha anticipación tu transporte y tu alojamiento, y planéalo en torno a tus citas para que llegues siempre a tiempo. No solo ahorrarás dinero sino también optimizarás tu uso del tiempo.
- Investiga sobre el clima del lugar para que lleves la vestimenta adecuada, sin dejar de ser formal. Quizá prefieras colores claros o necesites llevar un abrigo.
- Si es posible, viaja solo con tu equipaje de mano y documenta tu vuelo con anterioridad para evitar las filas en el mostrador de documentación de la aerolínea
- Toma tu tiempo para llegar con anticipación al aeropuerto y pasar con tranquilidad los retenes de seguridad.
- Solicita en tu empresa una tarjeta de servicio como Ticket Empresarial® en la cual te asignen los gastos de viaje autorizados para facilitar la administración de viáticos.
- Asegúrate de conocer la política de viajes empresariales de tu organización para no toparte después con sorpresas.
En tu destino
- Confirma tu transporte al lugar de tus citas y el tiempo que te llevará el traslado en el horario en que vayas a realizarlo para que no sufras retrasos por el tráfico.
- Busca hacer tus comidas en el hotel o lugares próximos al mismo o en la sede de las reuniones para evitar desplazamientos innecesarios.
- Duerme lo suficiente. Si tu habitación estuviera en una parte ruidosa del hotel, pide que te cambien a una zona más tranquila.
- Haz todos tus pagos relacionados con el trabajo con tu tarjeta empresarial y verifica tu saldo para que puedas solicitar fondos adicionales de manera oportuna cuando sea necesario.
Al concluir el viaje
- Presenta un informe detallado de tus gestiones y los resultados alcanzados.
- Da seguimiento a los acuerdos alcanzados durante el viaje.
- Haz tu comprobación de gastos y tu reporte final usando la plataforma de gestión de tu tarjeta empresarial.
El control de viáticos puede ser un gran motivo de estrés para tu equipo comercial, pero herramientas como Ticket Empresarial® facilitan al máximo la gestión y comprobación de los gastos realizados.
Contar con ella puede ser tu mayor arma para elevar tu productividad durante los viajes de negocios, liberándote a ti y a tu equipo de la preocupación que ocasiona el manejo de dinero.
Como recomendación final, aprende a realizar ejercicios de respiración que te ayuden a controlar el estrés cuando comiences a sentirte tenso y practica el tener paciencia. Contratiempos habrá muchos, cómo los enfrentes depende de ti.
