En la administración de una empresa, llevar el control de gastos resulta esencial, ya que muchas veces es común incurrir en costos innecesarios que afectan a la rentabilidad.
Este control se debe realizar principalmente en el departamento de ventas, y se recomienda recurrir a estrategias para ahorrar dinero y reducir los gastos de representación y viáticos y eliminar las actividades no productivas.
Sin embargo, primero se debe estimar a cuánto ascienden los gastos y en qué se destinan. En este blog post encontrarás 4 tips para ahorrar dinero y lograr una reducción en los gastos de tu equipo comercial.
¿En qué se gasta en una empresa?
Empieza por analizar el propósito de los gastos en que incurren tus vendedores y cuál es el retorno de inversión de los mismos.
Los gastos pueden ser clasificados en:
- Viajes y desplazamientos: Se refieren a los gastos relacionados a los traslados en la ciudad o viajes del equipo a otras ciudades.
- Facturas de telefonía fija y móvil y servicio de internet: Debes otorgarles todas las facilidades de comunicación para que realicen su labor de ventas, pero cuida que no se haga un uso innecesario o personal de estos servicios.
- Entretenimiento e interacción con el cliente: Estos so los llamados gastos de representación, y es importante identificarlos y optimizarlos de manera correcta, así como evaluar el retorno de inversión que representará un cliente para ponerles los límites adecuados.
Tu política de gastos de representación debe definir claramente qué desembolsos están justificados y cuáles no, y es importante asegurarse que los ejecutivos respeten las políticas.
Por ejemplo, en los viajes de negocios se realizan pagos de transporte, hospedaje y alimentación y tus empleados deben saber cuáles son los límites de estos viáticos y qué documentos comprobatorios deben presentar para facilitar su deducibilidad.
Analiza la necesidad de los gastos de representación en el área de ventas y elabora una política clara que no se preste a malas interpretaciones o a un uso indebido de los recursos.
4 tips para ahorrar en los gastos de tu equipo comercial
Una vez que definas rubros y límites en los gastos, tus vendedores sabrán exactamente qué está autorizado para gastar y qué no. Posteriormente es importante realizar la estrategia para ahorrar dinero en la empresa.
1- Automatizar el sistema de ventas
Permitirá que todo el equipo comercial tenga una visión completa del proceso en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Eso le brindará tiempo y oportunidad de cerrar más ventas.
2- Unir fuerzas con Marketing
El departamento de marketing es vital para ayudar al proceso de ventas, generando y calificando leads de forma adecuada. Eventos, telemarketing, webinars y marketing de búsqueda son las vías más rentables para tener clientes potenciales.
3. Cambiar procesos tradicionales
La forma en que los clientes actuales buscan soluciones ha cambiado: están mejor informados y no quieren que el vendedor interfiera en su investigación, sino que les ayude a educarse sobre productos y servicios.
4- Hacer análisis más rigurosos
Identificar las métricas que vale la pena seguir y las que no puede ahorrarle tiempo valioso a cada representante comercial para hacer lo que realmente debe: cerrar ventas.
¿Cómo llevar el registro de tus gastos con Empresarial Edenred?
Como nunca antes, la tecnología permite dar seguimiento a los presupuestos asignados y recortarlos o ampliarlos según necesidades. Utilizar sistemas de pago automatizados como estrategia para ahorrar dinero, como Empresarial Edenred ayudará a controlar los gastos de representación y viáticos de la empresa de manera eficiente.
Con Empresarial Edenred puedes pagar, controlar y comprobar los gastos empresariales de forma eficaz, reduciendo los procesos administrativos. Además de que cuenta con un sistema de verificación de facturas que agiliza el trámite de deducibilidad.
Contar con este tipo de soluciones automatizadas como Empresarial Edenred te da la capacidad de tener un control de gastos más preciso y eliminar el uso de efectivo en la empresa. Y, a través de reportes electrónicos podrás tener una visibilidad completa de los movimientos realizados por los empleados en los viajes de negocios, traslados, hospedajes, entre otros gastos.
Ahora que ya conoces las estrategias para ahorrar dinero en la empresa, es tiempo de encontrar a tu aliado estratégico que te ayude a lograrlo. Con Empresarial Edenred puedes pagar, controlar y comprobar todos los gastos de tu empresa o negocio.
