Las empresas que destacan exitosamente en el mercado por su competencia y competitividad, son distinguidas por llevar una planeación estratégica óptima, y hacer un correcto uso de sus recursos para lograr producir ganancias en el corto plazo. Lograr el óptimo manejo de caja chica es un factor importante para controlar los gastos de una empresa.
Para lograrlo, una buena práctica es asignar correctamente los presupuestos, y realizar acciones para mejorar el control de gastos empresariales.
La caja chica es esa pequeña cantidad de dinero en efectivo que se debe tener a la mano para gastos moderados e imprevistos.
Contar con un fondo para pagar algún producto de papelería o limpieza, gastos de transporte o estacionamiento, café o galletas para la oficina o trámites menores es importante para que no se mezcle el dinero personal con los gastos de la empresa.
Además de que no se incurre en malas prácticas contables, es más fácil llevar un control de dichos gastos cuando se asigna una cantidad fija mensual a este rubro y se lleva un registro de los desembolsos y de sus comprobantes para un mejor control de gasto.
Hay algunos requisitos indispensables para mejorar el control de caja chica y evitar las fugas de dinero:
- Designar a una persona honrada para llevarla.
- Establecer una política de gastos.
- Justificar, registrar y comprobar todas las salidas de dinero.
De entrada, según las disposiciones fiscales, todos los gastos mayores a 2 mil pesos deben hacerse con cheque nominativo, tarjeta de crédito o de débito de una cuenta a nombre del contribuyente o por medio de una tarjeta de servicios, por lo que la caja chica solo se puede utilizar en gastos menores a ese monto.
Cómo ejercer el control de la caja chica
Tratándose de efectivo, es necesario ser muy cuidadosos con el manejo de la caja chica, pues puede prestarse a derroches o malversaciones.
Como parte de tu política y para lograr la administración del flujo de caja, establece:
- Cuál es la cantidad que se manejará mensualmente.
- Qué tipos de gastos se consideran justificados.
- Cuáles comprobantes son válidos y qué requisitos deben cumplir.
- Quién o quiénes deben aprobar los desembolsos.
- Quién o quiénes realizarán la conciliación a fin de mes a fin de verificar el buen uso de los recursos y reponer la cantidad gastada.
- Cómo se llevará el registro de entradas y salidas de fondos.
Cómo reducir tus gastos operativos
Hacer un uso racional de los recursos de la empresa permite maximizar su rentabilidad, pero no debes centrarte solamente en los gastos de producción.
Los gastos operativos, aquellos correspondientes a la administración de la empresa y que no son precisamente productivos, pueden salirse fácilmente de control y afectar al estado financiero de la organización.
En general, están contemplados como gastos fijos: nómina, mobiliario, servicios, etc. Pero un área donde se pueden presentar fugas, las cuales aunque pequeñas pueden sumar fuertes cantidades, es en el manejo de la caja chica.
Entre los consejos para reducir los gastos menores están:
- Analiza por departamentos cuáles son verdaderamente indispensables para el objetivo productivo de tu negocio.
- Engloba los gastos y haz compras al mayoreo de productos de papelería y limpieza.
- Busca alianzas con proveedores en las que puedas intercambiar bienes o servicios, sin necesidad de usar efectivo.
- Adquiere o arrienda un equipo de impresión o de fotocopias.
- Otorga tarjetas de servicio, como Empresarial Edenred al personal que habitualmente tiene que hacer pagos de servicios o productos a nombre de la empresa.
Logra un óptimo control de los gastos de tu empresa, apoyándote con soluciones en el mercado. Con Empresarial Edenred, además de ser una manera inteligente de asignar y gestionar presupuestos desde la palma de tu mano a través de la app control de gastos Mi Ticket Expense, es un sistema que permite tramitar la comprobación de gastos y en su caso, la deducibilidad fiscal de los mismos.
Controlar, en lugar de reducir, los gastos de tu caja chica es la respuesta a tu búsqueda de rentabilidad sin afectar a tus operaciones.
