Hoy es posible para cualquier empresa deducir gastos de transporte (desde boletos de avión hasta renta de carros) como los de hospedaje y gastos de alimentación (comidas, cenas).
Dentro de la planeación de gastos en una empresa toma cada vez más importancia la administración de los gastos de representación y sus ventajas.
Fundamentalmente en el caso de pequeñas y medianas empresas, como siempre deben acreditar el carácter profesional de cada viaje, los comprobantes fiscales con fechas de días que caen en fines de semana quedan bajo la lupa de Hacienda.
Además, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más analizados por las fiscales del SAT (Servicio de Administración Tributaria), por lo que se recomiendan que se limiten a la lógica de la actividad y se tenga registro con quién y para qué se debió pagar esa comida de trabajo.
Contrario a lo que creen muchos dueños de PyMEs, Hacienda sí hace énfasis en aquellos gastos que considera excesivos o desmesurados con respecto parámetros preexistentes para cada industria.
Cada vez que se recibe una comprobación de IVA, según los expertos del Colegio de Contadores Públicos, Hacienda observa que existan comprobantes fiscales por “regalos” a clientes (entradas para espectáculos, alojamiento, restaurantes). La deducibilidad no se hace de forma automática, aunque la empresa argumente que están ligados a las actividades de su negocio.
Una sentencia del año 2000 del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa consideró que el SAT está obligado a analizar caso por caso y dar a los contribuyentes la posibilidad de demostrar en qué medida esos gastos están relacionados con su negocio, debiendo aceptar la deducción del IVA si se acredita dicha circunstancia.
Es muy importante tener justificaciones para regalos a clientes. Para estas justificaciones, se sugiere las siguientes estrategias:
• Tener una hoja de control de todas las ocasiones que invitan a sus clientes a comer, los inviten a shows o cualquier otra atención que se tenga con ellos.
• Para cada comprobante fiscal electrónico de un gasto de estas características debe haber información del nombre del cliente invitado y el concepto por el que se le entregó esta “atención”.
• Para importes muy elevados, se puede plantear ante Hacienda la posibilidad de llevar una prueba testimonial, en que los clientes reconocen por escrito, y ante notario público, haber recibido tal atención.
