Los gastos empresariales que se generan por viajes corporativos suelen ser complicados de controlar, y al intentar ahorrar dinero se puede caer en malas prácticas que perjudican a los empleados y, por ende, a la empresa.
Muchos administradores creen que comprar los vuelos que salen más tarde o pedir a los empleados que compartan habitación son maneras de ahorrar, sin embargo, no son las prácticas más recomendables para los colaboradores.
Recuerda que aquellos empleados que realizan los viajes fungen como embajadores de la marca, por lo que es fundamental que cuenten con las mejores condiciones posibles para desempeñar su trabajo.
Las siguientes recomendaciones para mejorar el control de gastos de viajes corporativos fueron publicadas por Business Insider, tras entrevistar a 10 altos ejecutivos de empresas multinacionales dedicadas a mejorar la gestión de negocios.
- Cuando más de una persona viaja a un mismo destino lo mejor es solicitarles que se desplacen el mismo día para evitar variación en costos.
- Si tu compañía tiene viajes periódicos a un destino determinado puedes negociar tarifas corporativas con esos lugares. Es posible que, al realizar este tipo de acuerdos, tus empleados tengan que usar exclusivamente una serie de servicios, como restaurante o transporte. En estos casos debes asegurarte de que los trabajadores estén enterados para evitar confusiones y gastos innecesarios.
- Nunca reembolses gastos que no fueron autorizados ni están permitidos en las políticas de la empresa. La excepción se puede convertir en regla.
- Crea una política de viajes que todos los empleados respeten y combínala con tecnología que te ayude al cumplimiento de lo que establezcas; como por ejemplo, aplicaciones para corroborar los movimientos que se han realizado.
- Utilizar tarjetas corporativas para controlar gastos empresariales es fundamental. Este tipo de soluciones, como Empresarial Edenred, simplifican las tareas de planificar, ahorrar, establecer un límite de gastos e incluso deducir los viáticos.
>>Conoce todo lo que debes saber sobre la deducibilidad de viáticos<<
- Encuentra un balance entre las opciones de viaje y hospedaje más económicas con aquellas que cuenten con los servicios fundamentales para la operación de los trabajadores. Una recomendación es realizar encuestas entre los empleados que viajan periódicamente para asegurarte de que los lugares seleccionados sean óptimos y satisfagan sus necesidades, al tiempo que sean económicos para la compañía.
- Reserva con la mayor antelación posible para ahorrar costos en las líneas aéreas. Asimismo, quienes toman decisiones de viaje de última hora necesitan autorización y analizar costos-beneficios por parte de los gerentes o directores.
- Experimenta más con reuniones virtuales, teleconferencias, uso de Skype u otras herramientas de conexión. Esto mantiene a los empleados en la comodidad de sus sitios de trabajo y puede evitar gastos o viajes innecesarios. Estos métodos funcionan bien para varios tipos de capacitación, especialmente a aquellos que obligan a varios empleados a interactuar a la vez.
- Requiere a tus empleados utilizar servicios de transporte menos costosos cada vez que estén disponibles, sobre todo cuando los empleados viajan entre aeropuertos y hoteles. Una forma sencilla de generar ahorros es solicitar a los empleados que viajan en distintos vuelos que se encuentren para compartir los gastos de taxis o traslados terrestres.
- Pide a los empleados más experimentados que enseñen y capaciten a los nuevos compañeros sobre las mejores prácticas de viajes empresariales: hacer reservas oportunas, presupuestos de sus viajes y explorar opciones para la racionalización de los gastos.
Al crear políticas para el control de gastos es importante ser claros y tomar en cuenta la experiencia de los empleados, ya que, al sentirse respetados, se enfocan en las metas, generan un ambiente positivo en la empresa y cuidan sus ingresos.
Soluciones como Empresarial Edenred ayudan a optimizar la gestión de este tipo de gastos empresariales, pues automatizan los registros y la comprobación de viáticos de tu empresa. Contáctanos y conoce cómo puedes ahorrar tiempo y dinero con Edenred.
