Las tarjetas de servicio o prepago para los gastos corporativos no solo ayudan a controlar gastos de una empresa, sino que también hacen felices a los empleados al quitarles de encima el engorroso papeleo y demás con estas tarjetas, es mucho más fácil diferenciar su nómina del dinero que se le otorga para otro tipo de gastos.
Aquella práctica de dar dinero en efectivo o una tarjeta de crédito corporativa a los empleados para realizar gastos relacionados con la empresa ya está obsoleta.
Riesgo de fraudes
Sin importar el tamaño de tu empresa, corres riesgo de fraudes que puedes contrarrestar con la adopción de un sistema moderno que, además, minimice la carga burocrática de conciliar cuentas a fin de mes.
Según un informe reciente, un 14.5% de los casos de estafas investigados por la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados tiene que ver con casos relacionados con el reembolso de gastos corporativos.
Costosa pérdida de tiempo
Y aun cuando no se actúe de mala fe, tu empresa ya pierde cuando tus empleados a quienes tienes autorizados viáticos tienen que dedicar tiempo a elaborar sus reportes de gastos, reunir recibos y comprobantes, y además el personal de contabilidad debe verificar y cotejar esa información.
El entregar tarjetas de crédito corporativas no elimina los riesgos ni reduce el papeleo, solo aplaza por más días la conciliación de las cuentas, ya que los estados de cuenta llegan mínimo un mes después de verificado el cargo.
Y en ambos casos, siempre habrá margen para errores involuntarios o para que se cuelen recibos que finalmente no cumplan con la política de gastos de tu empresa.
La solución
Para un adecuado control de pérdidas y ganancias, la solución es gestionar los desembolsos mediante el uso de tarjetas de servicio o prepago.
En este sistema, la empresa abona a la tarjeta el dinero que necesitará el empleado portador y este está en libertad de cargar los gastos aprobados.
Además, existen soluciones que te permiten establecer una fecha de expiración de saldos para que el dinero sobrante regrese a la cuenta maestra de la empresa y puedas recuperar ese dinero que ya no se utilizó.
Resultados innovadores
Aquí te explicamos las innovaciones que este sistema de gestión de gastos empresariales representa:
1. Control centralizado total. Puedes administrar todas las tarjetas que hayas dado a tus empleados y reconciliar sus gastos mediante un sistema de gestión en línea centralizado.
2. Menor tiempo de administración y fraudes. No es necesario que revises todos y cada uno de los recibos entregados por tus empleados, ya que puedes supervisar completamente todos los gastos.
También puedes rastrear los cargos realizados por los empleados y, si detectas un mal uso, bloquear de inmediato la tarjeta utilizada para ello.
3. Mejora en el rastreo de auditorías y en la reconciliación de gastos. Este sistema te permite descargar los estados de cuenta de cada tarjeta vía Internet las 24 horas del día.
4. Reducción de costos. Con la tarjeta de gastos empresariales correcta ahorrarás miles de pesos en comparación con las tarjetas de crédito corporativas.
Pon fin existe un sistema de gestión de gastos que, además de protegerte contra fraudes y errores, automatiza la conciliación de las cuentas y te da un control total y constante.
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