Si tu empresa no cuenta con caja chica, es probable que esta limitación esté generando rupturas en procesos o en la agilidad de tu equipo para solucionar eventualidades. Inclusive, si cuentas con ella, pero tu percepción es negativa y parece un desperdicio de dinero, es probable que el problema sea la visibilidad que garantice su buen uso. En este artículo te mostramos cómo lograrlo.
El mito de ser un gasto en las empresas
A una cantidad de dinero en efectivo, que debe estar disponible en todo momento para gastos moderados e imprevistos del negocio se le denomina caja chica. Contabilidad y administración, son las áreas responsables de la empresa para la gestión de los recursos que se tengan, por lo que es indispensable que el equipo a cargo sea responsable, ordenado u organizado para que todas las cuentas puedan comprobarse perfectamente.
Es una gran opción para planear las adquisiciones e insumos de la empresa, es muy sencilla. Se tiene que establecer un fondo fijo, del cual se puede tomar el dinero para las actividades planeadas, luego deberá registrarse cada salida del dinero, quién lo solicita y el motivo.
En el ejemplo caja chica, el registro debe servir para que en un periodo de tiempo determinado (puede ser cada 15 días o al mes), se haga un reporte de los gastos totales, si existen motivos de gastos frecuentes que podrían formar parte del presupuesto para adquisiciones o detectar consumos innecesarios.
Luego, se deben reunir los comprobantes fiscales para la deducción de las compras, con lo que se evitan desproporciones en la contabilidad y administración de la empresa. Finalmente, el dinero que se desembolsó debe ser integrado, pues con ello se asegura su disponibilidad en futuros gastos.
¿Cómo controlar gastos en la empresa?
Siendo un fondo para ahorrar y administrar los gastos, la organización debe seguir estrictamente un protocolo para evitar robo o pérdidas de gastos que afecten a la caja chica. Lo ideal, en este caso, es adquirir una caja chica digital.
Un perfecto ejemplo de caja chica digital se puede observar con el servicio de tarjeta Empresarial Edenred, que funciona como una solución de gestión y optimización en la administración de los gastos corporativos de los colaboradores. El proceso es muy fácil, la empresa adquiere el servicio, decide el monto que asignará para cada persona y administra mediante el portal Edenred.
La solución Empresarial Edenred es ideal y adaptable a PyMES o grandes empresas, ya que ayuda a llevar todo el registro de los gastos asignados en una sola cuenta concentradora. Esto es un plus para las compañías, pues es la única que ofrece este servicio integral en el país.
Además, la cuenta concentradora de la solución Empresarial Edenred puede tener su propio presupuesto, por ejemplo, puede ser una sucursal o responsable y con ella se expiden las tarjetas necesarias de acuerdo con los trabajadores a los que se les asigna el beneficio.
Por ejemplo, si la “Refresquera de la lata roja”, que tiene distribuidores en toda la república mexicana, en distintos estados y ciudades quisiera destinar dinero de una cuenta principal (Fondo global del cliente) a la caja chica de cada distribuidor, estos podrían tener una cuenta de la caja chica (cuenta concentradora) para cada uno.
Considerando que el portal Edenred ayuda a llevar la gestión de estos gastos, es importante mencionar que, mediante un dispositivo móvil que tenga acceso a la aplicación o portal web, se pueden solicitar saldos, en cualquier momento, y todo queda registrado para tener información sobre dónde y en qué se gasta.
Inclusive, la solución Empresarial Edenred es adecuada para hacer deducible los gastos mayores de 2 mil pesos ante la autoridad fiscal, lo cual reditúa a la empresa esos consumos y permite mejorar su estado financiero.
Sin duda, en este año se deben cuidar mucho más las finanzas de las empresas para mantenerla y procurar a los empleados; con las herramientas y soluciones correctas esto es posible. Por ello, nos encargamos de establecer las soluciones que te den certidumbre y confianza. No detengas tu operación, Edenred #CuidaTuNegocio.
