Controlar gastos de viajes empresariales requiere que tu negocio cuente con una política clara que defina cuáles se consideran justificados y cuáles son los requisitos para que los comprobantes sean deducibles de impuestos. Pero aun cuando la tengas, el problema puede ser lograr que tus ejecutivos la cumplan.
El incumplimiento de la política puede deberse no tanto a una resistencia de su parte, sino a su desconocimiento de las políticas de viajes o a que el gerente encargado de planificar los viajes no desempeña su labor de manera eficiente.
Funciones del gerente de viajes
Un gerente de viajes es el encargado de redactar y dar a conocer las reglas que rigen el pago de viáticos a trabajadores en general, así como de administrar los presupuestos destinados para los viajes.
Entre sus funciones están:
- Difundir y actualizar la política general de viajes
- Planificar y organizar los viajes
- Negociar acuerdos comerciales con los proveedores de servicios
- Garantizar que los viajeros de negocios cumplan la política de viajes
- Mantener el control sobre los gastos y supervisaar su comprobación
Desconocimiento y falta de autoridad
El origen de los problemas en el cumplimiento de la política organizacional de viajes puede ser que los ejecutivos y empleados que realizan dichos viajes de negocios ni siquiera estén conscientes de que existe un gerente de viajes ni cuál es su función.
Es frecuente que los propios departamentos gestionen sus presupuestos de viajes y viáticos, por lo que el gerente de viajes no tiene injerencia ni control de los gastos en esa área, por tanto carece de la autoridad necesaria para hacer cumplir las reglas.
Esta dispersión de la organización de viajes propicia también que los informes que presentan los empleados no sean uniformes ni coincidan con lo estipulado en la política.
En este caso, se dificulta que el gerente de viajes realice la comprobación de los desembolsos y que el departamento contable pueda utilizar la documentación para la deducibilidad de impuestos.
Cómo mejorar el cumplimiento
Lo recomendable es que asignes a un solo funcionario encargado de la organización de los viajes empresariales, y le otorgues autoridad ante los ejecutivos y otros empleados para que dé a conocer sus responsabilidades y haga cumplir sus disposiciones.
Este gerente de viajes debe desarrollar una política con reglas claras que tome en cuenta los objetivos empresariales contenidos en la planificación financiera de la compañía, así como definir una misión para su función dentro de la organización.
El siguiente paso lógico es informar a toda la compañía, empezando por los niveles gerenciales, de la existencia de esa política de viajes y su propósito, así como quién es el encargado de su aplicación.
La labor de este gerente de viajes, así como del departamento contable, se facilita si incorporas el uso de tarjetas de servicio como Ticket Empresarial, de Edenred, para asignar presupuestos y agilizar la comprobación de gastos, así como su deducibilidad fiscal.
La óptima gestión de tus presupuestos de viajes no se limita a dar consejos para viajes de negocios a tus empleados, sino que cada viaje debe tener un propósito organizacional claro.
Ten presente que reducir gastos de viajes y viáticos es un elemento importante para controlar los costos de operación de tu empresa y así mejorar su rentabilidad y competitividad.
