El 2017 está a la vuelta de la esquina y seguramente las empresas están en el proceso de planeación de presupuestos que incluyen los gastos de viajes empresariales. Es en esta etapa, dónde trabajamos una gestión de gastos empresariales eficiente basada en números concretos y en proyecciones viables.
El control de gastos de una empresa debe ser una obligación para reducir gastos de viajes y viáticos, los cuales casi siempre representan los mayores desafíos para los departamentos de finanzas por las variaciones e imprevistos que pueden representar.
Cálculos fuera del alcance
Los llamados viajeros corporativos pueden pasar semanas e incluso meses fuera pactando acuerdos, entrevistando a clientes, o recorriendo eventos de interés para la empresa; haciendo prácticamente imposible calcular o reducir gastos de viajes y viáticos.
La mayoría de los viajes puede preverse con anticipación, aunque es imposible controlar algunos como cancelación de citas, demoras de vuelo, reuniones que se alargan, entre otros. Así, la planeación de gastos en una empresa puede no ser tan controlada como se anticipa.
5 consejos útiles para los gastos de viaje
Las empresas pueden ser disciplinadas y seguir cinco consejos útiles para una buena gestión de gastos de viaje:
1.-La política de viajes debe empezar desde la información a todas las personas involucradas. Es decir, se debe definir desde un principio a qué categoría de hoteles o qué clase de vuelos deberá usar el viajero corporativo, además de que se tiene que determinar qué tipos de gastos estarán cubiertos por la empresa, como viáticos o renta de autos. Una planeación anticipada representa ahorros significativos en gastos.
2.-Definir una tarifa promedio de los pasajes aéreos y comprar los boletos con anticipación para así determinar los ahorros reales. La compra anticipada de boletos de avión siempre será un gran ahorro, pues de lo contrario, los costos podrán salirse de control.
3.-No existe mejor paso que hacer convenios con las aerolíneas y hoteles a fin de acceder a precios preferenciales en un esquema de viajeros y huésped frecuente. Solo de esta manera se puede el ahorro potencial máximo y el ahorro real al comprar los boletos de avión y reserva de hoteles.
4.-En todo viaje siempre habrá gastos adicionales, por lo que es recomendable siempre tenerlos en cuenta. Estos gastos extra pueden ser los de transporte desde el hotel hasta los lugares donde habrá citas o los viáticos. Es importante hacer una lista de todos estos conceptos y considerarlos en el presupuesto.
5.-Siempre es importante trabajar o hacer alianzas con algún proveedor de viajes corporativos (agencias de viaje). Con estos pactos se puede acceder a precios preferenciales, comodidades de pagos, e incluso beneficios extra.
Ticket Empresarial de Edenred tiene una solución que ayuda a controlar mejor las políticas de viaje. Su experiencia en este tipo de gastos es la mejor decisión, pues además de aplicar estos consejos arriba enumerados, se adapta a las necesidades de cada compañía o negocio.
Ticket Empresarial es una solución que, además de considerar todos los imprevistos que pueden salir en los viajes corporativos, también trabaja para traer ahorros y un mejor control de gastos.
