El éxito de los viajes de negocios se mide por el logro de los objetivos propuestos y del equilibrio entre costos y beneficios.
La base para conseguirlo es la planeación, tanto de la logística del viaje como de las citas de negocios que agenden y la preparación anticipada que estas requieran.
Según un sondeo de la empresa de gestión de viajes empresariales Carlson Wagonlit Travel, un 12 por ciento de este tipo de viajes resultan insatisfactorios o de plano negativos.
Si quieres reducir los riesgos y obtener resultados positivos, te sugerimos seguir estos consejos para viajes de negocios:
1. Planea y reserva con anticipación
No solo conseguirás los mejores precios, sino también los mejores horarios de vuelo y las mejores opciones de hospedaje.
Además, es necesario que tomes en cuenta los requisitos para viajar a ciertos países, como visas y vacunas, y que hagas las gestiones necesarias para el cambio de divisas o la autorización para el uso de tarjetas corporativas en el exterior.
2. Agenda las citas con tiempo
Ya que vas a desplazarte, desearás encontrar a las personas indicadas para tomar decisiones respecto a la propuesta de negocios que lleves.
Programa con anticipación todas las citas que requieras y para maximizar los costos, trata de atender varios negocios en un mismo viaje.
3. Dedica tiempo suficiente a cada encuentro
El que llenes tu agenda de citas no significa que debas escatimar tu tiempo para cada encuentro de negocios. La prisa se nota, y tu interlocutor querrá saber que cuenta con toda tu atención y tu interés.
Para gestionar mejor tu tiempo, ayuda mucho que al elegir el lugar de alojamiento consideres los tiempos de desplazamiento al lugar de tus citas.
4. Considera las diferencias culturales
Aspectos culturales que van desde la puntualidad hasta la presentación personal son muy importantes en las reuniones de negocios.
Investiga previamente el país al que vayas a viajar para que estés preparado y pulas detalles como la formalidad de tu vestimenta, tus materiales de presentación; y te empapes de las costumbres y los valores locales.
5. Usa tarjetas corporativas
Para gestionar mejor tus gastos de viaje, usa tarjetas corporativas como Ticket Empresarial® de Edenred, que además de facilitarte los pagos, también agiliza la comprobación de gastos y el trámite de deducibilidad fiscal, cuando aplica.
Un viaje de negocios no es un viaje de placer, así que enfócate en el propósito del mismo y concéntrate en las citas que tengas agendadas.
Si el tiempo que tengas libre lo permite, entonces sí, acepta las oportunidades de socializar que ofrezcan tus interlocutores, pero siempre cuidando las formas y respetando las costumbres del lugar. ¿Quién sabe? Quizá el contrato que estás buscando lo termines de cerrar en la sobremesa de una buena comida.
