Las empresas cuentan con todo tipo de gastos; de viajes, representación y caja chica y casi la mayoría de ellas pierden grandes cantidades de tiempo en la gestión y comprobación. Para evitar las fugas importantes de capital y desviar el dinero, es importante evitar el uso de efectivo, lo que resultará en un adecuado control de gastos empresariales.
Es común sobrestimar los ingresos y subestimar los gastos, generando un descontrol financiero y esto sucede, por ejemplo, cuando se ingresan facturas por gastos inesperados como viajes, eventos con clientes, taxis, entre otros. Cuando esto sucede, el área de finanzas no puede hacer proyecciones de flujos de capital y los directores no pueden tomar decisiones adecuadas ni realizar un plan de crecimiento con cifras y datos reales.
Utilizar un sistema automatizado de pago, que mantenga un orden entre las entradas y salidas de dinero ayudará a mejorar el control de caja chica y evitar la fuga de dinero en la empresa, además que optimizará recursos, generando ahorros y facilitará el proceso de comprobación para los empleados.
Evita las fugas de dinero en la empresa con estas 3 claves
1. Conocer dónde se han realizado los gastos
El que la empresa conozca en qué lugares se han realizado los gastos le permitirá monitorear el presupuesto anual de la empresa y descubrir si efectivamente el presupuesto se consumió en los lugares autorizados por la empresa, ya sean gasolineras, restaurantes, tiendas, entre otros. Incluso, puede funcionar para perfilar patrones de consumo en los empleados y así, poder detectar cambios inusuales.
2. Conocer el monto asignado en cada operación
La empresa debe ser capaz de establecer reglas en las cantidades autorizadas a gastar, y conocer los montos exactos en cada transacción, todo esto con el objetivo de prevenir el uso indebido de los recursos. Con un sistema de pago automatizado, tu empresa podrá limitar las transacciones en montos.
3. Conocer las fechas
Tener un registro sobre los días en que se realizan las transacciones te permite analizar si es un gasto frecuente o estacional y así prospectar correctamente las finanzas para cubrir estos gastos. Al contar con un sistema de pago automatizado, tu empresa podrá limitar las transacciones en días y horarios.
La importancia de contar con métodos de pago sistematizados
Contar con métodos de pago sistematizados como Empresarial Edenred te da la capacidad de tener un control de gastos más preciso y eliminar el uso de efectivo por completo de tu empresa.
Empresarial Edenred es la solución para optimizar gastos, generando ahorros en tiempo y recursos, y facilitando el proceso de comprobación para los empleados.
Con esta solución, puedes ver la relación de gastos mediante reportes electrónicos que te permiten tener una visibilidad completa de los movimientos realizados por tus empleados, ya sea en representación de tu empresa o gastos necesarios para la administración diaria del negocio, como la compra de insumos.
Además, puedes establecer límites de gasto como el uso en territorio nacional o en el extranjero; por establecimientos o terminales bancarias específicas; por tipos de servicios; por número de transacciones autorizadas por día o por días y horarios de uso.
Al contar con la tarjeta Empresarial Edenred, el control de los gastos es efectivo, y la seguridad de la tarjeta es total ya que cuenta con chip anti-clonaciones y con código en línea seguro para las compras por internet.
Este sistema es flexible y seguro, se puede utilizar para los gastos de la empresa como viajes de negocios, hospedajes en hoteles, restaurantes, suministros de oficina y caja chica.
Con la automatización que esas aplicaciones representan, tu personal podrá dedicarse a tareas esenciales que resulten en una mayor productividad y, por ende, en una mejor rentabilidad de tu negocio.
Empresarial Edenred es la solución que te ofrecerá nuevas funcionalidades para pagar, controlar y comprobar todos los gastos de tu empresa o negocio.
