Siempre existieron, dentro de todas las empresas, gerentes o administradores dispuestos a evitar los gastos de viajes corporativos, calificándolos como un “despilfarro”.
Esta crítica se escucha más fuerte, fundamentalmente, en momentos de la economía en que se impone un fuerte control de gastos de una empresa.
Por supuesto que, como en toda actividad humana, siempre habrá excesos.
Pero la realidad es que hoy, más que nunca, las compañías necesitan impulsar una inteligente actividad comercial.
Pese a que las nuevas tecnologías de voz y datos, como la videoconferencia, ya hacen posibles desde smartphones y tablets, los encuentros cara a cara siguen siendo claves para cerrar negocios.
Eso sí: máxima productividad y rentabilidad de cada viaje son ya una obligación para los vendedores.
En foros ejecutivos se ha discutido mucho sobre las políticas de viaje y de qué manera se debe integrar a los gerentes en la generación de estos ahorros.
La realidad (esto también hay que admitirlo) es que cuando la mayoría de estos gerentes, cuando necesita un viaje personal, entran en Internet y contratan paquetes mucho más baratos que cuando lo hacen por la empresa donde trabajan.
El Instituto Mexicano de Ejecutivos en Finanzas (IMEF) impulsa entre sus asociados 5 reglas que ayudan a generar ahorros de hasta 30% en viajes empresariales:
1) Utilizar las tarifas más económicas. Un mismo viaje dentro de México puede llegar a tener variaciones importantes de precios y siempre existe la posibilidad de complementar la tarifa más baja con un seguro de cancelación. En cambio, si se hacen reservas sin tener fechas claras, tendrás que buscar boletos que se acercarán más a las tarifas más altas. El uso de las tarifas más económicas siempre resulta rentable, aún cuando se tenga que perder.
2) Adaptar (dentro de lo posible) las citas de negocios a los mejores precios. Si encuentra una tarifa muy económica para llegar a las 11 de la mañana a Guadalajara, por ejemplo, el hecho de comprometerte a estar a las 8 de la mañana le puede implicar pagar el doble por su boleto de avión. Si te topas con una buena tarifa, reserva, cierra la reunión y compra posteriormente el boleto. Incluso, en todos los buscadores webs de aerolíneas, tienes funciones que te ofrecen el día más barato para viajar en un determinado periodo. Si podemos cerrar el trato con ese distribuidor de Monterrey el miércoles en vez del viernes y ahorrar un 30% del boleto, ¿por qué no hacerlo? Cada vez más Pymes tienen en cuenta estas consideraciones.
3) Parecería algo lógico, pero hay que establecer con precisión los objetivos de cada encuentro. No se trata de buscar tener menos citas de negocios, sino de que realmente vayan los que van a cumplir con objetivos. La U.S. Travel Association recomienda por ejemplo que, sin importar el tamaño de tu empresa, nunca viajen más de un 10% de sus ejecutivos.
4) Utiliza internet también para garantizar las mejores ofertas de alojamiento. Aunque dispongas de tarifas especiales como parte de planes corporativos, para algunas reuniones menos importantes siempre te puede resultar más conveniente beneficiarte de promociones. En este sentido, otra opción es aprovechar las ventajas de reservar vuelo más hotel.
5) Es fundamental fomentar el ahorro entre tus empleados. Con la utilización de tarjetas de gastos empresariales tienes la posibilidad de hacer análisis más rápidos y ofrecer incentivos en función del ahorro generado para concientizar al ejecutivo o vendedor. Resulta también muy efectivo el “ejemplo” que puede dar un Director General viajando siempre en una aerolínea de bajo costo.
Obviamente hay 2 asuntos muy relacionados con toda la gestión del viaje que siempre debe valorarse: a) las tareas administrativas que implican y b) los controles del gasto.
Recuerda que hoy, en México, menos del 30% de las empresas utilizan métodos de administración adecuados para controlar los gastos de viaje.
Además con base en resultados de la investigación de la consultora Estratégica Rvox, hoy sabemos que el 35% de las empresas recurre a realizar depósitos en efectivo para solventar gastos de viaje de sus empleados.
Entre los inconvenientes de esto último, sabemos que está el factor de que la empresa no puede extraer los recursos no utilizados, por tratarse de una cuenta personal.
De hecho solo 22% de las empresas utilizan tarjetas de gastos empresariales, las cuales suelen estar limitadas para su uso a los altos mandos en las organizaciones.
Es por eso que, la combinación del buen uso de Internet para buscar precios con el uso frecuente de las tarjetas de gastos empresariales permiten a las Pymes ser más productivas.
