Establecer el control de gastos de viaje (ya sea pensando en su deducibilidad como en su control interno) puede ser un tarea titánica para pequeñas y medianas empresas (PyMEs).
Por eso, como la mayoría de los artículos de nuestro blog, tratamos de ilustrar de manera sencilla a empresarios, directores de administración, gerentes y emprendedores sobre prácticas que pueden ayudar a mejorar su planeación de gastos en una PyME y, por ende, su rentabilidad.
La comprobación de gastos de viajes empresariales, de acuerdo a la opinión de la mayoría de los expertos del Colegio Fiscal de México, se debería realizar en un lapso no mayor de 10 días hábiles posteriores a la conclusión del evento.
En caso de que los empleados no presenten la comprobación en el plazo establecido es importante dejar claro que, automáticamente, se descuente el monto en una o varias emisiones, dependiendo de la capacidad de pago del empleado.
Si por algún motivo extraordinario presenta dificultades para la comprobación de gastos en el tiempo predeterminado, hay que establecer un procedimiento y una persona en la empresa ante la cual dar cuentas después del lapso establecido.
Los gastos de viajes empresariales deberían ser revisados con los siguientes criterios:
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Las fechas de los comprobantes de gasto deben estar dentro de las fechas del periodo del viaje. Si una factura tiene fecha posterior a la conclusión del viaje, esta deberá ser acompañada de la nota de consumo donde viene la fecha de la transacción original.
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Los gastos deberán apegarse lo más posible en conceptos y montos al presupuesto presentado en la solicitud de gastos de viaje o gastos de representación.
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No se deberían poder utilizar recursos remanentes de gastos de viaje para gastos distintos para los que fue otorgado originalmente.
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No se deberían aceptar gastos sin comprobante ni tickets de tiendas de conveniencia, casetas de peaje y demás comprobantes que no sean acompañados de su correspondiente factura electrónica.
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No deberían autorizarse dentro de hospedaje bebidas alcohólicas, películas, tintorería y compra de artículos personales.
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En el caso de boletos de avión, a partir de 2014, las aerolíneas están obligadas a generar factura electrónica por lo que sería bueno hacer obligatorio el presentar el CFDI, junto con el boleto electrónico y los pases de abordar.
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También se pueden aceptar como gasto de transportación aérea la factura de la agencia de viajes por concepto de trámite de compra de boletos de avión, en caso de que se haya utilizado este medio para la compra de tu transportación aérea.
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En el caso de peajes, se deben exigir TODAS las facturas asociadas al uso de las autopistas (regularmente estas facturas se obtienen por internet durante las 24 horas. posteriores a la emisión del recibo en la caseta).
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No pueden ser aceptados tickets de peaje si no vienen acompañados de una factura electrónica correspondiente, por lo que se deja a criterio del viajero utilizar o no autopistas de peaje, ya que se ha detectado que algunas de ellas no facturan.
