¿Por qué automatizar la gestión de gastos de viajes empresariales?

Son muchas las empresas que siguen perdiendo tiempo y recursos por no controlar gastos de viaje y viáticos de manera automatizada.

Y es que, a diferencia del tradicional proceso de gestión de gastos de viaje, hacer la transición a un proceso automatizado te permite integrar y agilizar todo en un flujo único que va desde el reporte hasta la contabilización, bajo un entorno eficiente y controlado.

Pasar al proceso de gestión automatizada de gastos de viaje te redunda en una optimización y ahorro de tiempo para el área administrativa, así como el oportuno pago de viáticos a trabajadores móviles de tu empresa.

Proceso obsoleto

Un proceso tradicional se caracteriza por la reclamación periódica de los trabajadores en una nota de gastos en papel y en tareas –generalmente manuales- de aprobación y contabilización por parte de la dirección y del departamento de administración.

Una solución de gestión automatizada de gastos de viaje te permite cambiar de manera radical el reclamo, revisión y gestión de gastos, evitándote así pérdidas de tiempo y errores en las tareas manuales basadas en el papel (tickets o comprobantes de gastos) con lo que mejoras el control e incrementas el ahorro en viáticos.

Automatizar el proceso te permite integrar y acelerar el ciclo de gestión de gastos de viajes empresariales en un solo flujo: desde el reporte hasta la contabilización.

Estas son las diferencias de los dos procesos –tradicional manual y el automatizado- a fin de que te queden más claros los beneficios:

Proceso Manual:

Es la manera tradicional a la que muchas empresas se resisten a cambiar

• En el inicio del ciclo, el trabajador o trabajadores que viajan, recogen los justificantes de los gastos en papel.
• Luego apunta de manera manual información en el ticket para acordarse de la situación que justifica el gasto de viáticos.
• Para realizar el pago de viáticos a trabajadores, ellos deben juntar los tickets generados durante el mes para realizar el reporte, y después empezar con la redacción del informe.
• Después de realizar el informe, al que le puede invertir hasta horas, el trabajador o trabajadores lo mandan por correo electrónico a la persona encargada de supervisar los gastos.
• Generalmente mete en un sobre todos los justificantes y lo entrega a su supervisor o a alguien del área de Administración.
• Después espera a que supervisen el informe y justificantes originales.
• El supervisor recibe no solo uno, sino una avalancha de justificantes y, peor aún, los debe revisar uno a uno.
• Tras unos días o semanas, si está todo correcto y no se ha extraviado ningún tique, la empresa reembolsará los gastos.
• Finalmente, en el departamento de contabilidad, se vacía “manualmente” toda la información al sistema contable de la empresa.

Proceso automático:

Gracias a ello las empresas pueden ahorrarse recursos y controlar los gastos de viajes empresariales.

• Con un solo click a través de una aplicación de gestión de gastos digital en su smartphone, el trabajador móvil puede hacer una copia del ticket o comprobante y olvidarse del papel.
• Hay incluso aplicaciones en las que, a través del OCR, se lee automáticamente la información del ticket o comprobante.
• El informe de gastos se genera automáticamente. El trabajador no pierde ni un minuto.
• Con otro click, el trabajador envía directamente el informe a su supervisor.
• Los justificantes están digitalizados, certificados y hasta pueden quedar archivados en la nube. No se necesita ningún sobre.
• El departamento encargado de la supervisión a través de la plataforma digital cuenta con alertas configuradas de acorde con las políticas de viaje de la empresa y por lo tanto, la información ya llega filtrada.
• El trabajador recibe un aviso cuando el informe ha sido aprobado.
• Se hace el pago de viáticos a los trabajadores.
• La información de los gastos se integra directamente en el sistema contable de la empresa ganando en eficiencia.

Con este proceso de gestión automatizada tú puedes dar consejos para viajes de negocios a tus trabajadores, quienes empezarán ahorrando tiempo y evitarán el engorroso proceso de papeleo y justificación de viáticos con los departamentos administrativos.